Развитие системы документооборота в Правительстве Курганской области

Сотрудничество между «СТАРКОВ Групп» и Правительством Курганской Области (ПКО) началось в 2020 году, когда за 3 месяца была внедрена система Directum RX.

На протяжении четырёх лет наша команда активно работала над развитием RX у заказчика. Мы совместно внедряли изменения и переводили работу органов исполнительной власти региона в цифровой формат.

В 2023 году была поставлена задача по автоматизации процесса работы с правовыми актами, причем требовалось реализовать её на всех уровнях: как в правительстве и органах исполнительной государственной власти, так и на уровне органов местного самоуправления.

Основные цели проекта были сформулированы так:

Повышение эффективности и качества работы с правовыми актами всех уровней власти

Унификация процессов согласования правовых актов на региональном и местном уровнях власти

Автоматизация ряда процессов, таких как: проведение экспертиз, согласование пакета документов участниками в электронном виде, процесс ознакомления с принятыми правовыми актами.

Проект был инициирован в начале 2023 года. И «СТАРКОВ Групп», и заказчик выделили команду для работы над ним. Цель — выполнить условия государственного контракта до конца года.

Проект был поделён на несколько основных этапов и реализован по классической каскадной модели, в которую для повышения гибкости и адаптивности были добавлены элементы Agile. Это позволило быстрее реагировать на риски и повысило вовлечённость команды.

Основные этапы проекта:

Инициация проекта. Была собрана рабочая группа, зафиксированы цели и задачи проекта, определены полномочия и обязанности.

Обследование и проектирование совместно с рабочей группой. На данном этапе команда активно общалась с рабочей группой и проектировала будущие процессы по работе с правовыми актами. Было много встреч, на которых достигались договоренности по будущему дизайну процессов и появлялось видение будущей системы. Результаты работ на этом этапе легли в основу для будущей разработки.

Разработка. Далее мы приступили непосредственно к реализации спроектированного функционала на платформе Directum RX. В процессе разработки не теряли контакт с рабочей группой и оперативно реагировали на изменения в процессе, если они возникали. Очень важный аспект – мы не зацикливались на документации, в первую очередь было важно сделать действительно работающий продукт – тут нам и помог гибкий подход.

Демонстрации для рабочей группы. Итогом работ по реализации процессов стали итоговые демонстрации функционала для рабочей группы. Мы подошли к данному этапу уже летом 2023 года. На демонстрациях мы проверили соответствует ли готовый продукт тем ожиданиям, которые были зафиксированы на обследовании и готовы ли мы выходить на тестирование уже реальными пользователями. В итоге рабочая группа рекомендовала переходить к тестовой эксплуатации, цели данного этапа были достигнуты.

Тестовая эксплуатация Заказчиком по тест-кейсам. К тестовой эксплуатации мы подготовили рабочую документацию для пользователей, по которой должен был проходить процесс тестирования – тест-кейсы. Данный документ включает в себя сценарии, которые должен воспроизвести пользователь, для проверки корректности функционирования системы и соответствия заявленным требованиям. Была выделена группа пользователей, которая провела данную работу и зафиксировала замечания, которые могли быть пропущены на этапе демонстрации. Таким образом было проведено объемное тестирование и только по завершении данного этапа мы могли переходить к массовому обучению пользователей и подготовке инструкций.

Обучение пользователей. Обучение стартовало осенью, когда основная масса государственных служащих уже вернулась из отпусков, а все замечания с этапа тестовой эксплуатации были устранены. Были подготовлены пользовательские инструкции, проведено полномасштабное обучение всех пользователей, работающих с правовыми актами в органах исполнительной государственной власти и органах местного самоуправления. Фактически на данном этапе произошло «знакомство» пользователей с новым процессом в системе, с которым им предстояло работать, при выполнении своих должностных обязанностей.

Сопровождение на этапе опытно-промышленной эксплуатации. После подготовки пользователей и обучения их новым функциям в системе, проект перешел на завершающую фазу – опытно-промышленная эксплуатация. В рамках данного этапа в «боевых» условиях была проведена проверка функционирования работы модуля. В течении месяца команда проекта консультировала пользователей, устраняла замечания, реагировала на инциденты – все для того, чтобы эффективно внедрить новый процесс работы с правовыми актами в деятельность всей структуры органов исполнительной государственной власти и органов местного самоуправления.

Итогом проекта стал реализованный модуль работы с правовыми актами в Курганской области. Ежедневно с ним работают множество государственных и муниципальных служащих, в рамках реализованного функционала в месяц выпускается более 2000 правовых актов областного и муниципального значения, локальные приказы департаментов и иные документы, которые законодательно закреплены в деятельности органов власти. В марте 2024 года проект был номинирован на конкурс Directum Awards 2024.

«Внедрение нового функционала в сложных информационных системах – это серьезная задача. В нашем случае работа завершилась впечатляющими результатами. Реализована полноценная автоматизация следующих процессов: согласование, утверждение и опубликование правовых актов Правительства Курганской области, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления. Обеспечена прозрачность и понятность процессов, снижены риски нарушения законодательства и улучшена организация рабочих процессов».

Павлов Дмитрий Владимирович, руководитель проекта,
Начальник отдела информационных систем управления информатизации
Департамента информационных технологий и цифрового развития Курганской области.