Командировки и авансовые отчеты

Быстрое регламентированное согласование командировки

• Заявка на командировку создается в несколько кликов в системе, можно указать сразу несколько пунктов назначения.
• Прямо в заявке можно запросить покупку билетов или обозначить, что поездка планируется на личном автотранспорте.
• Согласование ведется в рамках задачи по настроенному маршруту с четкими сроками и ответственными, как предусмотрено регламентом компании.
• При неточностях, допущенных в оформлении, согласующие могут отправить заявку на доработку инициатору.
• Как только заявку согласуют все ответственные, система автоматически формирует приказ
  о командировке на основе данных из заявки. Руководителю остается подписать приказ с использованием электронной подписи (ЭП), а бухгалтерии — перечислить аванс.

Подготовка авансового отчета минимальными усилиями сотрудника

• Карточка авансового отчета (АО) в системе формируется автоматически после перечисления
  средств командируемому.
• Документы, подтверждающие траты (электронные билеты, чеки, скан-образы или фото накладных, квитанций), отправляются на специальный адрес электронной почты организации,
  откуда захватываются интеллектуальными сервисами Directum Ario и направляются в систему.
• С помощью интеллектуальных сервисов Directum Ario также извлекаются данные из чеков
  и билетов,
  а затем автоматически заносятся в табличную часть карточки отчета.
• Карточку АО и корректность представленной информации проверяет сотрудник и согласует руководитель.
• Электронный авансовый отчет формируется автоматически на основе данных в карточке.
  Сотруднику остается подписать АО и передать бумажные оригиналы оправдательных
  документов в бухгалтерию.

Легкая выгрузка документов для налоговой проверки

• Все авансовые отчеты хранятся в едином реестре в системе, доступ к ним ограничивается настроенными правами пользователей.
• По заданным параметрам в системе можно быстро найти и выгрузить архив с отчетными документами
  для налоговых и аудиторских проверок.
• АО выгружаются в соответствии с требованиями контролирующих органов: вместе с файлами усиленной
  квалифицированной ЭП (УКЭП) и сопроводительными документами. Кроме того, на отчете стоит штамп с информацией об ЭП. Если АО подписывается простой ЭП,
  то выгружается только документ со штампом.