Командировки и авансовые отчеты | «Старков групп»

Обеспечение юридической значимости электронных авансовых отчетов Письмо Минфина России от 12.04.2013 № 03-03-07/12250

Быстрое регламентированное согласование командировки

  • Заявка на командировку создается в несколько кликов в системе, можно указать сразу несколько пунктов назначения.
  • Прямо в заявке можно запросить покупку билетов или обозначить, что поездка планируется на личном автотранспорте.
  • Согласование ведется в рамках задачи по настроенному маршруту с четкими сроками и ответственными, как предусмотрено регламентом компании.
  • При неточностях, допущенных в оформлении, согласующие могут отправить заявку на доработку инициатору.
  • Как только заявку согласуют все ответственные, система автоматически формирует приказ
    о командировке на основе данных из заявки. Руководителю остается подписать приказ с использованием электронной подписи (ЭП), а бухгалтерии — перечислить аванс.

Более 90% корректность извлечения реквизитов из документа

Подготовка авансового отчета минимальными усилиями сотрудника

  • Карточка авансового отчета (АО) в системе формируется автоматически после перечисления
    средств командируемому.
  • Документы, подтверждающие траты (электронные билеты, чеки, скан-образы или фото накладных, квитанций), отправляются на специальный адрес электронной почты организации,
    откуда захватываются интеллектуальными сервисами Directum Ario и направляются в систему.
  • С помощью интеллектуальных сервисов Directum Ario также извлекаются данные из чеков
    и билетов,
    а затем автоматически заносятся в табличную часть карточки отчета.
  • Карточку АО и корректность представленной информации проверяет сотрудник и согласует руководитель.
  • Электронный авансовый отчет формируется автоматически на основе данных в карточке.
    Сотруднику остается подписать АО и передать бумажные оригиналы оправдательных
    документов в бухгалтерию.

Риск потери документов сводится к минимуму

Легкая выгрузка документов для налоговой проверки

  • Все авансовые отчеты хранятся в едином реестре в системе, доступ к ним ограничивается настроенными правами пользователей.
  • По заданным параметрам в системе можно быстро найти и выгрузить архив с отчетными документами
    для налоговых и аудиторских проверок.
  • АО выгружаются в соответствии с требованиями контролирующих органов: вместе с файлами усиленной
    квалифицированной ЭП (УКЭП) и сопроводительными документами. Кроме того, на отчете стоит штамп с информацией об ЭП. Если АО подписывается простой ЭП,
    то выгружается только документ со штампом.

Как это работает

Благодарим за обращение! Специалист свяжется с Вами в ближайшее время.

Благодарим за заявку! Специалист свяжется с Вами в ближайшее время.