Долговременный архив | «Старков групп»

Централизованно хранит документы из разных информационных систем до 75 лет

Гарантирует юридическую значимость документов в течение всего срока хранения

Поддерживает правила российского архивного делопроизводства

Долговременный архив — это хранение согласно правилам, контроль неизменности и целостности электронных документов в едином месте хранения.

Построение полностью цифрового взаимодействия невозможно без создания долговременного архива юридически значимых электронных документов:
кадровых, бухгалтерских, распорядительных и других.

В чем отличие систем

Долговременный архив Система электронного документооборота
Предназначение Долгосрочное хранение документов с поддержкой юридической значимости и сроками хранения 10, 25, 75 лет, согласно требованиям законодательства. Разгрузка оперативного хранилища других систем. Оперативный доступ и хранение для всех типов документов в горизонте до 5 лет. Документы используются при согласовании, подписании и оперативной деятельности
Характеристики Низкая стоимость хранения большого объема информации. Высокая скорость доступа. Гарантированная доступность большому числу пользователей. Оперативное восстановление при сбоях Высокая скорость доступа. Гарантированная доступность большому числу пользователей. Оперативное восстановление при сбоях
Совместимость Хранение документов, поступающих из любых систем, в специализированном для архивов формате, работу с которым не нужно реализовывать в каждой из них. Хранение документов офисных приложений и форматов (тексты, таблицы, изображения, PDF), реже других типов. Хранение в едином формате нецелесообразно
Юридическая значимость На всем сроке хранения. Используются регулярные штампы времени, электронная подпись в формате CADES-A. На всем сроке хранения, но с ограничениями, которые накладывает устаревание сертификатов электронных подписей и формат CADES-XL
Архивное делопроизводство Специальные регулярные процедуры для архивного хранения, ведение фондов и т.д. Регулярная проверка целостности и комплектности. Гарантированное уничтожение. Не используется.

Как это работает

Почему электронный архив подходит

Делопроизводителю

Архивное дело без волокиты

  • Решение поддерживает единый порядок хранения: как бумажных,
    так и электронных документов, поступающих из любых систем-источников:
    кадровых, бухгалтерских, СЭД и других.
  • Документы передаются в архив по сформированному графику —
    в согласованные сроки и без авралов.
  • При импорте из оперативной системы документы автоматически распределяются
    по делам.
  • Акты и отчеты по архивной деятельности формируются автоматически
    согласно требованиям законодательства РФ.

Соответствие законодательству

  • Обработка, учет документов и организация архивного хранения
    спроектированы в соответствии с правилам Росархива и приказа
    № 526 Министерства культуры.
  • Благодаря формату PDF/A, рекомендованному ВНИИДАД,
    воспроизвести документы можно спустя длительное время.
  • Каждый электронный документ в архиве содержит метки времени и
    доказательства действительности ЭП, что соответствует
    № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

HR-специалисту

Удобный поиск и доступность информации

  • Легко получить документы любых подразделений,
    так как все хранится централизовано.
  • Быстрый поиск и доступ к электронным документам по сотруднику.
  • Выдача на бумажном носителе, заверенная надлежащим образом.
  • Для выемки бумажного оригинала его можно быстро
    найти по штрихкоду на копии документа.

Долговременное юридически значимое хранение документов

  • Позволяет сделать HR-процессы полностью цифровыми,
    исключить последний «бумажный шаг».
  • Гарантирует юридически значимое хранение в электронном
    виде документов со сроками до 75 лет и больше.
  • Обеспечивает доступ как к электронным документам,
    так и к копиям бумажных экземпляров.
  • Решает проблему устаревания форматов документов со
    сроками хранения 75 и более лет.

Бухгалтеру

Быстрый доступ к документам

  • Обеспечивает удобный доступ как к электронным,
    так и к копиям бумажных документов.
  • Снижает стоимость архивного хранения.
    Позволяет полностью отказаться от бумажных документов,
    архивных площадей, услуг внеофисного хранения.
  • Сокращает издержки за счет уменьшения расходов на распечатывание,
    хранение, транспортировку бумажных документов.
  • Позволяет организовать архив для ОЦО.
  • Поддерживает соблюдение сроков и порядка хранения, установленные законом.
  • Внешним пользователям организован «читальный зал»
    с интуитивно понятным интерфейсом.

Подготовка к проверкам

  • Предоставление доступа к архивным документам
    по запросу пользователей из компании и извне.
  • Подбор документов для подготовки к проверкам контролирующих органов.
  • Выдача на бумажном носителе, заверенная надлежащим образом.
  • Выдача в форме электронного документа, подписанного УКЭП

ИТ-специалисту

Снижение стоимости хранения

  • Снижает стоимость хранения за счет меньших требований
    к оборудованию и централизации всех архивных процедур в одной системе.
  • В одной системе и по единым правилам организует
    хранение документов, поступающих из всех классов
    информационных систем: ERP, ECM, BPM, CRM, HR.
  • Ускоряет работу архивистов, делопроизводителей
    и других специалистов благодаря автоматизации рутинных операций.
  • Контроль целостности электронных документов производит автоматически.
  • Уменьшает нагрузку на оперативные хранилища.
    Информационные системы передают в архив документы,
    которые вышли из оперативной работы.
    В результате повышается быстродействие оперативных систем.

Стандарты и безопасность

  • Обеспечивает единообразие средств и способов хранения
    вне зависимости от того, из какой системы информация
    поступила благодаря формату долговременного хранения — ZIP-контейнер.
    Создан по международным стандартам, в частности ISO/IEC 21320.
  • Поддерживает юридическую значимость документов на протяжении
    всего срока хранения с помощью стандарта электронной подписи CAdES-A.
  • Каждый документ содержит архивные штампы времени,
    метки времени и доказательства действительности электронной подписи,
    что соответствует № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
  • Решает проблему устаревания форматов благодаря хранению в PDF/A.
    Воспроизвести документы можно спустя длительное время.

Автоматизация операций

Прием документов Размещение в архиве Доступ к документам
  • Планирование приема
  • Оцифровка бумажных документов
  • Импорт электронных документов
  • Проверка целостности и юридической значимости
  • Определение в дела
  • Учет документов и дел
  • Назначение прав доступа
  • Архивный формат хранения
  • Поиск документов
  • Запрос прав доступа
  • Справки, копии, выписки
  • Выдача в читальный зал
Регулярные процедуры Уничтожение
  • Проверка целостности
  • Перештамповка CAdES-A
  • Контроль сроков хранения
  • Отбор дел к уничтожению
  • Экспертиза ценности
  • Уничтожение по итогам рассмотрения экспертной комиссией

История успеха

Внедрение системы долгосрочного хранения электронных документов

1,6 млн.

ежегодный прирост электронных документов

500

форм документов

> 800000

документов передано на хранение в долговременный электронный архив

100

пользователей архивной системы

> 24000

пользователей с доступом во временное хранилище

Читать описание проекта

Бизнес-эффект

Гарантируется сохранение юридической значимости документов Достигается полный переход на цифровые процессы и документы Соблюдаются сроки и порядок хранения, установленные законом РФ Снижается стоимость архивного хранения Ускоряется работа архивистов и делопроизводителей
Поставщик: Directum

Благодарим за обращение! Специалист свяжется с Вами в ближайшее время.

Благодарим за заявку! Специалист свяжется с Вами в ближайшее время.