Централизованно хранит документы из разных информационных систем до 75 лет
Гарантирует юридическую значимость документов в течение всего срока хранения
Поддерживает правила российского архивного делопроизводства
Долговременный архив — это хранение согласно правилам, контроль неизменности и целостности электронных документов в едином месте хранения.
Построение полностью цифрового взаимодействия невозможно без создания долговременного архива юридически значимых электронных документов:
кадровых, бухгалтерских, распорядительных и других.
В чем отличие систем
| Долговременный архив | Система электронного документооборота | |
| Предназначение | Долгосрочное хранение документов с поддержкой юридической значимости и сроками хранения 10, 25, 75 лет, согласно требованиям законодательства. Разгрузка оперативного хранилища других систем. | Оперативный доступ и хранение для всех типов документов в горизонте до 5 лет. Документы используются при согласовании, подписании и оперативной деятельности |
| Характеристики | Низкая стоимость хранения большого объема информации. Высокая скорость доступа. Гарантированная доступность большому числу пользователей. Оперативное восстановление при сбоях | Высокая скорость доступа. Гарантированная доступность большому числу пользователей. Оперативное восстановление при сбоях |
| Совместимость | Хранение документов, поступающих из любых систем, в специализированном для архивов формате, работу с которым не нужно реализовывать в каждой из них. | Хранение документов офисных приложений и форматов (тексты, таблицы, изображения, PDF), реже других типов. Хранение в едином формате нецелесообразно |
| Юридическая значимость | На всем сроке хранения. Используются регулярные штампы времени, электронная подпись в формате CADES-A. | На всем сроке хранения, но с ограничениями, которые накладывает устаревание сертификатов электронных подписей и формат CADES-XL |
| Архивное делопроизводство | Специальные регулярные процедуры для архивного хранения, ведение фондов и т.д. Регулярная проверка целостности и комплектности. Гарантированное уничтожение. | Не используется. |
Как это работает
Почему электронный архив подходит
Делопроизводителю
Архивное дело без волокиты
- Решение поддерживает единый порядок хранения: как бумажных,
так и электронных документов, поступающих из любых систем-источников:
кадровых, бухгалтерских, СЭД и других. - Документы передаются в архив по сформированному графику —
в согласованные сроки и без авралов. - При импорте из оперативной системы документы автоматически распределяются
по делам. - Акты и отчеты по архивной деятельности формируются автоматически
согласно требованиям законодательства РФ.
Соответствие законодательству
- Обработка, учет документов и организация архивного хранения
спроектированы в соответствии с правилам Росархива и приказа
№ 526 Министерства культуры. - Благодаря формату PDF/A, рекомендованному ВНИИДАД,
воспроизвести документы можно спустя длительное время. - Каждый электронный документ в архиве содержит метки времени и
доказательства действительности ЭП, что соответствует
№ 63-ФЗ «Об электронной подписи».
HR-специалисту
Удобный поиск и доступность информации
- Легко получить документы любых подразделений,
так как все хранится централизовано. - Быстрый поиск и доступ к электронным документам по сотруднику.
- Выдача на бумажном носителе, заверенная надлежащим образом.
- Для выемки бумажного оригинала его можно быстро
найти по штрихкоду на копии документа.
Долговременное юридически значимое хранение документов
- Позволяет сделать HR-процессы полностью цифровыми,
исключить последний «бумажный шаг». - Гарантирует юридически значимое хранение в электронном
виде документов со сроками до 75 лет и больше. - Обеспечивает доступ как к электронным документам,
так и к копиям бумажных экземпляров. - Решает проблему устаревания форматов документов со
сроками хранения 75 и более лет.
Бухгалтеру
Быстрый доступ к документам
- Обеспечивает удобный доступ как к электронным,
так и к копиям бумажных документов. - Снижает стоимость архивного хранения.
Позволяет полностью отказаться от бумажных документов,
архивных площадей, услуг внеофисного хранения. - Сокращает издержки за счет уменьшения расходов на распечатывание,
хранение, транспортировку бумажных документов. - Позволяет организовать архив для ОЦО.
- Поддерживает соблюдение сроков и порядка хранения, установленные законом.
- Внешним пользователям организован «читальный зал»
с интуитивно понятным интерфейсом.
Подготовка к проверкам
- Предоставление доступа к архивным документам
по запросу пользователей из компании и извне. - Подбор документов для подготовки к проверкам контролирующих органов.
- Выдача на бумажном носителе, заверенная надлежащим образом.
- Выдача в форме электронного документа, подписанного УКЭП
ИТ-специалисту
Снижение стоимости хранения
- Снижает стоимость хранения за счет меньших требований
к оборудованию и централизации всех архивных процедур в одной системе. - В одной системе и по единым правилам организует
хранение документов, поступающих из всех классов
информационных систем: ERP, ECM, BPM, CRM, HR. - Ускоряет работу архивистов, делопроизводителей
и других специалистов благодаря автоматизации рутинных операций. - Контроль целостности электронных документов производит автоматически.
- Уменьшает нагрузку на оперативные хранилища.
Информационные системы передают в архив документы,
которые вышли из оперативной работы.
В результате повышается быстродействие оперативных систем.
Стандарты и безопасность
- Обеспечивает единообразие средств и способов хранения
вне зависимости от того, из какой системы информация
поступила благодаря формату долговременного хранения — ZIP-контейнер.
Создан по международным стандартам, в частности ISO/IEC 21320. - Поддерживает юридическую значимость документов на протяжении
всего срока хранения с помощью стандарта электронной подписи CAdES-A. - Каждый документ содержит архивные штампы времени,
метки времени и доказательства действительности электронной подписи,
что соответствует № 63-ФЗ «Об электронной подписи». - Решает проблему устаревания форматов благодаря хранению в PDF/A.
Воспроизвести документы можно спустя длительное время.
Автоматизация операций
| Прием документов | Размещение в архиве | Доступ к документам | ||||
|
|
|
| Регулярные процедуры | Уничтожение | |||
|
|
История успеха
Внедрение системы долгосрочного хранения электронных документов
| 1,6 млн.
ежегодный прирост электронных документов |
500
форм документов |
> 800000
документов передано на хранение в долговременный электронный архив |
100
пользователей архивной системы |
> 24000
пользователей с доступом во временное хранилище |
Бизнес-эффект
| Гарантируется сохранение юридической значимости документов | Достигается полный переход на цифровые процессы и документы | Соблюдаются сроки и порядок хранения, установленные законом РФ | Снижается стоимость архивного хранения | Ускоряется работа архивистов и делопроизводителей |
| Поставщик: Directum |