Компания СТАРКОВ Групп, российский разработчик и интегратор решений в области электронного документооборота, успешно реализовала проект внедрения системы Directum RX в Русской медной компании (РМК). РМК является одним из крупнейших производителей меди в России, с численностью сотрудников и подрядных организаций свыше 25 тысяч человек. Компания активно внедряет цифровые технологии для повышения эффективности производственных процессов.
СТАРКОВ Групп специализируется на разработке, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота, являясь генеральным партнером Directum. Компания имеет представительства в Екатеринбурге, Ярославле, Волгограде и Вологде, что обеспечивает оперативную поддержку клиентов в различных регионах.
Основными целями проекта стали:
- Переход на импортозамещенную платформу.
- Создание единой системы документооборота.
- Повышение прозрачности, контроля и безопасности данных.
- Поддержка цифровой трансформации РМК.
Проект стартовал в марте 2023 года. Первым этапом стало внедрение модуля «Делопроизводство», что потребовало более 3000 часов работы. В ноябре 2023 года началось внедрение модуля «Договоры», на который было затрачено свыше 4000 часов. В результате более 500 сотрудников РМК начали использовать Directum RX в ежедневной работе.
Причиной перехода на Directum RX стало устаревание прежней системы Directum 5, которая не обновлялась с 2018 года и не отвечала современным требованиям безопасности и масштабируемости. Directum RX обеспечил повышенную производительность, мобильность, защищенность и преемственность интерфейса.
Делопроизводство и ЭП
Мы начали проект с внедрения основополагающего модуля «Делопроизводство», который позволяет минимизировать риск потери документов, ускорить их обработку, регистрацию и согласование, оптимизировать процессы выдачи и контроля исполнения поручений, а также упростить поиск документов.
Проект был тщательно спланирован и включал несколько ключевых этапов. В марте 2023 года был инициирован проект по внедрению модуля «Делопроизводство». Это стало началом процесса обновления системы документооборота. Параллельно с настройкой и адаптацией системы под новый модуль провели подготовку пользователей к работе с ним.
Старт работ пришелся на версию системы 4.6. Реализация всех процессов модуля «Делопроизводство» осуществлялась на основе регламентов, поскольку технологии No-Code на тот момент отсутствовали. Было выполнено большое количество модификаций, однако, уделим внимание наиболее интересным и важным из них.
Была реализована функциональность, позволяющая запускать задачу на согласование по регламенту с параллельными этапами, благодаря чему значительно ускоряется обработка документов.
Также реализована возможность продолжать задачу с этапа, на котором документ был отправлен на доработку. Это исключает необходимость повторного согласования, что существенно ускоряет процесс и повышает его эффективность.
Ещё одной уникальной особенностью стало внедрение возможности запускать из задания новую задачу на согласование по регламенту, которая выступает в роли подзадачи. Это решение позволяет выстраивать иерархические процессы согласования, что особенно полезно для сложных и многоэтапных рабочих процессов, где требуется детализация и разделение задач. Это удобно, когда для создания документа необходим предшествующий документ, например, для создания приказа требуется соответствующая служебная записка. Благодаря запуску подзадачи оба документа — и служебная записка, и приказ — будут связаны общей перепиской и набором прикрепленных файлов.
В Directum 5 есть одна особенность — все вложения дерева задач отображаются в одной единой области вложений без разделения на группы и привязки к конкретным задачам. Из-за наличия в Directum RX групп вложений данной функциональности нет в базовом решении, и до версии Directum RX 4.10 аналогов этому не было. Поэтому был реализован свой уникальный вариант синхронизации вложений дерева задач: вложение, добавленное в подзадаче, также отображалось в каждой задаче дерева. Это упрощает поиск необходимых материалов, исключает необходимость повторной отправки файлов и обеспечивает их доступность для всех заинтересованных сторон.
Также была реализована синхронизация организационной структуры с 1С. Directum RX периодически обращается к 1С и забирает оттуда все изменения организационной структуры за заданный период. По окончании обработки ответственным приходит отчёт с полным описанием внесённых изменений. Это гарантирует актуальность информации о сотрудниках, подразделениях и их связях, что критически важно для корректной работы бизнес-процессов.
Среди наиболее значимых результатов проекта можно отметить перенос удостоверяющего центра Заказчика на платформу Linux, а также разработку «с нуля» процесса автоматизированной выдачи электронной подписи по запросу пользователя, который требует минимального участия администратора предприятия.
В ходе внедрения модуля «Делопроизводство» у компании Заказчика сформировалось собственное видение развития системы, включая план перехода существующих бизнес-процессов на новую платформу.
Договоры
Следующим важным шагом стало внедрение модуля «Договоры», который стартовал в ноябре 2023 года. В связи с высокой сложностью процессов согласования договорных документов, которые не могли быть полностью охвачены текущей задачей на согласование по регламенту перед стартом проекта было принято решение о переходе на новую версию системы 4.8. Но на этом история с конвертациями не закончилась.
В ходе реализации проекта вышла версия системы 4.10 функционал которой очевидно был более заманчив для реализации всех потребностей с максимальной сохранением базового функционала. Командами было принято решение об очередной конвертации на версию 4.10.
В рамках проекта специалисты нашей компании выполнили внедрение модуля «Договоры». Были настроены ключевые процессы, связанные с разработкой и согласованием договоров, включая оценку необходимости корпоративного одобрения. Это обеспечивает полный охват договорных процедур. Также была предусмотрена интеграция с 1С:ERP: синхронизация договорных документов и записей справочников. Это позволило учитывать и хранить договорные документы для дальнейшего использования в 1C ERP.
Применение No-code
Для реализации договорных процессов были разработаны кастомные задачи с использованием инструментов No-code, которые включают 18 блоков для использования в вариантах процессов: 10 блоков заданий, 7 скриптов, 1 блок задачи. В блоках были реализованы функциональности различной сложности и направленности, например:
- для удобства руководителя — автоматическое формирование специализированного листа согласования только по его подчиненным;
- для ускорения процессов согласования — динамический запрос заполнения реквизитов при выполнении задания, которые автоматически протягиваются в карточку документа. Функционал позволил пользователям заполнять свойства документа непосредственно при выполнении задания, без необходимости его открытия, что сократило количество действий и ускорило работу.
В международной компании работа с финансовыми и договорными документами тесно связана с валютными операциями. Для работы с валютой был разработан справочник курсов национальной валюты. А для того, чтобы информация в этом справочнике была всегда актуальной была реализована синхронизация курсов валют с Центральным банком РФ.
Кроме того, была реализована специальная интеграция договорных документов с 1С, полностью написанная средствами студии разработки, без использования сторонних библиотек. Для реализации использовались изолированные области и встроенные библиотеки Newtonsoft.Json. Договорной документ загружается в 1С непосредственно из его карточки, либо автоматически в ходе согласования.
Также было реализовано разделение ответственности за ошибки во время интеграции, то есть в зависимости от типа ошибки задание на их исправление формируется разным пользователям. Например, если не заполнены обязательные для интеграции реквизиты документа, то формируется задание ответственному, а при наличии технических ошибок — администратору системы.
Вся команда внедрения очень ценит гибкость системы, поэтому по части разработки мы стараемся максимально уходить от хард-кода в сторону возможности удобного конфигурирования настроек через веб-интерфейс.
Тестовая и опытно-промышленная эксплуатация
Тестовая и опытно-промышленная эксплуатация обоих модулей позволили выявить и устранить возможные проблемы, обеспечив успешное внедрение и передачу на гарантийную поддержку.
Для эффективного тестирования системы и обеспечения её успешного внедрения была сформирована специальная группа сотрудников, включающая делопроизводителей, секретарей, специалистов IT, топ-менеджеров, а также представителей структурных подразделений, максимально вовлечённых в рабочие процессы.
Такой подход позволил компании не только обновить систему документооборота, но и повысить эффективность работы с документами, улучшить контроль за процессами и обеспечить надёжную работу системы на долгосрочную перспективу.
Обучение персонала
Обучение персонала стало одним из ключевых этапов проекта. Были организованы массовые обучающие сессии, на которых сотрудники получили необходимые знания и навыки для работы с новой системой. Для делопроизводителей и секретарей было проведено отдельное обучение, направленное на специфику их деятельности.
Для удобства пользователей были подготовлены видеоинструкции и подробные руководства в формате MS Word и организовано индивидуальное обучение для ведущих пользователей, что позволило им глубже понять особенности системы и эффективно применять полученные знания на практике.
Кроме того, была осуществлена миграция документов из Directum 5 с использованием собственного решения СТАРКОВ Групп «Перенос данных».
В заключение отметим, что данный проект стал важным этапом для нашей компании, особенно в части успешного освоения и применения No-code технологий. Изначально проект не предполагал использования No-code, однако в процессе работы команда проявила гибкость и готовность к освоению новых подходов, быстро перестроившись на новые методы проектирования и разработки.
Несмотря на риски, связанные с изменением стратегии в середине проекта, мы смогли не только оценить преимущества No-code, но и эффективно интегрировать их в рабочие процессы. Даже две конвертации версий системы не помешали достичь поставленных целей и уложиться в установленные сроки. Этот проект стал наглядным примером того, как готовность к изменениям и инновациям может значительно повысить эффективность работы и открыть новые возможности для бизнеса.
Проект подтвердил эффективность Directum RX как платформы для цифровой трансформации. Интеграция с 1С и применение No-code позволили сократить ручной ввод данных и ускорить бизнес-процессы. Слаженная работа команд РМК и СТАРКОВ Групп обеспечила успешное завершение проекта в установленные сроки.
Вера Вафина, руководитель проекта ООО «СТАРКОВ Групп»: «Благодаря высокому профессионализму сотрудников и слаженному взаимодействию проектных команд РМК успешно осуществила переход на современную систему электронного документооборота».
Игорь Исаков, начальник отдела развития электронного документооборота РМК Диджитал: «Внедрение Directum RX стало важным шагом в цифровой трансформации компании, повысив эффективность и безопасность работы с документами».