О решении
Комплексное управление регламентирующими документами от планирования выпуска до актуализации и хранения. Решение поддерживает полный спектр внутренних актов — от стандартных ЛНА до документов системы менеджмента качества. Для быстрого старта в системе уже предусмотрены готовые категории и виды документов, а при необходимости вы легко настроите собственные справочники под уникальные процессы компании
Регламентирующие документы
Локальные нормативные акты компании, которые задают внутренние «правила игры» компании: определяют порядок работы, зоны ответственности, права и обязанности персонала. В отличие от внешнего законодательства, их область действия ограничена исключительно вашей организацией
Ключевые преимущества
Сквозное управление жизненным циклом ЛНА
Единый контур от разработки, согласования и публикации до ознакомления персонала и архивирования. Исключаются разрывы в процессах и потеря контекста на любом этапе
Автоматический контроль сроков и умный поиск
Система сама отслеживает периоды действия документов, проактивно напоминает о пересмотре и обеспечивает мгновенный доступ к актуальным версиям. Ручной мониторинг и «бумажная» сверка больше не нужны
Полная прослеживаемость и защита данных
Фиксируется вся история редакций, версий и обсуждений. Строгая ролевая модель доступа гарантирует, что сотрудники видят только те документы, которые относятся к их зоне ответственности
Быстрый старт «из коробки» на основе лучших практик
Решение поставляется с готовыми методологиями и шаблонами процессов. Это сокращает сроки внедрения, снижает риски кастомизации и позволяет сразу работать по единым корпоративным стандартам
No-code гибкость настройки
Адаптация карточек, форм ввода и иерархии группировки выполняется силами бизнес-аналитиков без привлечения разработчиков. Система подстраивается под процессы компании, а не наоборот
Встроенный интеллект (Intelligence) в стандартной поставке
Генерация черновиков по запросу, семантический поиск по массиву регламентов и интеллектуальное сравнение версий доступны сразу после внедрения — без доп. лицензий и сложных интеграций
Возможности
Система автоматизирует полный жизненный цикл регламентирующих документов, превращая рутинные операции в прозрачные и управляемые процессы. Все актуальные ЛНА собраны в централизованном реестре с гибкой фильтрацией по видам, категориям и организациям. При необходимости в выборку можно включить архивные или находящиеся в разработке редакции документов
Для обеспечения полной прослеживаемости система связывает документы с основаниями их выпуска: из карточки ЛНА в один клик открывается реестр утверждающих приказов, что исключает необходимость ручного поиска связей между документами
Поводом для создания нового или пересмотра действующего регламентирующего документа могут быть изменения в законодательстве, внутренние бизнес-трансформации, запросы сотрудников или плановый цикл обновления
В системе четко распределены роли и ответственность. Специалист, курирующий документ (или профильная служба), управляет всем процессом: привлекает авторов к разработке, назначает ответственных в смежных подразделениях и контролирует этапы согласования. Запуск работы происходит в едином цифровом контуре: инициатор оформляет задачу в системе или создает тикет на Agile-доске, после чего процесс автоматически маршрутизируется всем участникам
Ответственный за документ может в несколько кликов создать новый регламентирующий акт или выпустить его новую редакцию, заполнив карточку и сформировав список ознакомления
При подготовке новой версии система берет на себя рутину: реквизиты, метаданные и список ознакомления автоматически переносятся из предыдущей редакции. Это исключает дублирование ввода данных, снижает риск ошибок и значительно ускоряет процесс актуализации документов
Карточка регламентирующего документа
После подготовки документ автоматически направляется на согласование. Инициатору не нужно вручную выбирать участников на каждом этапе — система сама выстраивает маршрут согласования на основе заданных бизнес-правил. Более того, ЛНА можно согласовать и утвердить в едином пакете с приказом о его введении в действие, что гарантирует синхронность запуска документа
Финальное подписание осуществляется с использованием электронной подписи (ЭП). Для обеспечения прозрачности и аудита в любой момент генерируется «Лист согласования» с полной историей виз, комментариями участников и статусами
Список ознакомления формируется максимально гибко: по должностям, подразделениям или ролевым группам. Состав участников автоматически фиксируется в карточке ЛНА, что гарантирует неизменность списка и прозрачность процесса
Сотрудники изучают документ в удобное время с любого устройства — ПК или смартфона. Задания и уведомления поступают в единый интерфейс системы или мобильные приложения (Directum Jazz, Directum Solo). Руководитель контролирует ход ознакомления через встроенные дашборды, отчеты и чат задачи. При необходимости система поддерживает классический формат: позволяет сформировать и распечатать бумажный лист ознакомления
Ознакомление с регламентирующим документом
Компания, использующая это решение, организует удобный доступ к регламентирующим документам в системе Directum, при помощи общих папок, решения «База знаний» или публикуя их на внутреннем портале организации
Система заранее уведомляет автора и куратора об истечении срока действия ЛНА. Доступны любые сценарии развития: продление срока, вывод из действия или выпуск новой редакции. При создании новой версии список ознакомления наследуется автоматически, что позволяет ответственному мгновенно увидеть, кто уже изучил документ, а кого нужно добавить
Сотрудники могут инициировать разработку или пересмотр ЛНА прямо в системе. Куратор рассматривает запрос по настраиваемому маршруту: назначает ответственного, отклоняет, перенаправляет или откладывает в бэклог. Для визуального планирования и трекинга таких задач удобно использовать встроенную Agile-доску. Все этапы актуализации фиксируются в едином контуре Directum RX, обеспечивая полную прозрачность. Процедура вывода ЛНА из действия также настраивается по внутренним регламентам и запускается в пару кликов
Регламентирующие документы с длительным сроком хранения (устав, политики, штатное расписание, кадровые и не только приказы) привязываются к делам номенклатуры прямо в карточке, что автоматически задает период их хранения. Для обеспечения юридической значимости на протяжении десятилетий система использует встроенный «Долговременный архив», гарантирующий сохранность и легитимность электронных подписей даже спустя 50 лет в строгом соответствии с архивными требованиями
Возможности решения в поставке Intelligence
Intelligence — это интеллектуальное расширение стандартных возможностей системы на базе встроенного искусственного интеллекта. Модуль берет на себя рутинные операции (классификацию, извлечение данных, маршрутизацию), освобождая сотрудников от шаблонных задач и позволяя сосредоточиться на приоритетных вопросах. Все инструменты ИИ бесшовно встроены в рабочий интерфейс — пользователям не нужно переключаться между системами или осваивать новые приложения
Встроенные генеративные модели автоматически создают структурированные черновики документов по текстовому запросу сотрудника. При этом ИИ не выдумывает факты, а опирается на подключенные источники: внутренние стандарты, нормативные акты, методические рекомендации и ГОСТы. В результате пользователь получает не просто сырой текст, а содержательный документ, изначально оформленный в строгом соответствии с корпоративными требованиями
Создание черновиков документов
Перед отправкой на согласование или ознакомление нейросеть формирует краткую аннотацию. Это дает возможность быстро понять суть документа без необходимости читать его полностью
Формирование аннотации
Исключите необходимость перечитывать многостраничные регламенты при каждом цикле согласования. Встроенный инструмент интеллектуального сравнения мгновенно выявляет все внесенные правки. Система поддерживает как анализ черновиков одной версии, так и сопоставление разных редакций ЛНА при их актуализации. Благодаря кросс-форматному движку, сравнивать можно файлы в PDF, DOCX и даже изображения (JPG)
По итогам анализа система автоматически генерирует наглядный PDF-отчет: все смысловые и структурные изменения подсвечиваются цветом, а к каждому фрагменту добавляются детальные примечания. Это значительно ускоряет вычитку и исключает риск пропустить критичные правки
Результаты сравнения в PDF-отчете
Какие задачи решает
Организация централизованного реестра и единый контура управления ЛНА
Сбор всех локальных нормативных актов (включая документы СМК) в едином цифровом реестре с гибкой фильтрацией по видам, категориям и организациям. Обеспечение полной прослеживаемости: из карточки ЛНА в один клик открывается реестр утверждающих приказов, что исключает ручной поиск связей между документами
Автоматизация полного жизненного цикла регламентирующих документов
Выстраивание сквозного процесса от инициирования (через задачи или тикеты на Agile-доске) и разработки до согласования, подписания ЭП, ознакомления и архивирования. При выпуске новой редакции система автоматически наследует реквизиты и список ознакомления из предыдущей версии, исключая дублирование ввода
Обеспечение проактивного контроля сроков действия и актуальности ЛНА
Система автоматически отслеживает периоды действия документов и заранее уведомляет автора и куратора об истечении срока. Ответственный получает возможность продлить действие, вывести документ из обращения или выпустить новую редакцию — без ручного мониторинга и «бумажной» сверки
Организация омниканального ознакомления сотрудников с прозрачным контролем
Формирование списков ознакомления по должностям, подразделениям или ролевым группам с автофиксацией в карточке ЛНА. Сотрудники изучают документы с ПК или смартфонов (через Directum Jazz/ Solo), а руководитель контролирует прогресс через дашборды и отчеты. При необходимости поддерживается гибридный формат с печатью бумажного листа ознакомления
Внедрение интеллектуальных инструментов работы с массивом регламентов
Использование встроенного ИИ (модуль Intelligence) для вопросно-ответного поиска по базе знаний, автоматической генерации черновиков ЛНА с опорой на ГОСТы и внутренние стандарты, формирования аннотаций и интеллектуального сравнения версий в форматах PDF, DOCX и JPG. Все инструменты работают в едином интерфейсе без дополнительных лицензий
Гарантия полной прослеживаемости и защиты данных
Фиксация всей истории редакций, версий, обсуждений и виз согласующих в «Листе согласования». Строгая ролевая модель доступа гарантирует, что сотрудники видят только те документы, которые относятся к их зоне ответственности, что обеспечивает готовность к проверкам и аудитам
Обеспечение долговременного архивного хранения с сохранением юридической значимости
Привязка документов к делам номенклатуры прямо в карточке, автоматически задавая период хранения. Использовать встроенный «Долговременный архив», который гарантирует сохранность и легитимность электронных подписей даже спустя 50 лет — в строгом соответствии с архивными требованиями
