О решении
Организуйте совещания в Directum RX: создавайте повестки и протоколы, автоматически направляйте поручения и контролируйте выполнение решений.Решение разработано для удобной организации деловых встреч и совещаний, в том числе: формирования повестки и ведения протоколов. По сформированному протоколу рассылка поручений по принятым решениям осуществляется автоматически
Совещания
Решение упрощает организацию деловых встреч, формирование повестки и ведение протоколов с автоматической рассылкой поручений, повышая эффективность совещаний на 30–40%, ускоряя согласование протоколов в 2–3 раза и сокращая количество невыполненных поручений на 45–75%.
Ключевые преимущества
Перевод организации совещаний в цифровой вид
Решение позволяет сократить трудоёмкость на организацию совещаний, оформление повестки и протокола.
Исполнительская дисциплина под контролем
Решение ускоряет передачу пунктов протокола на исполнение, итоги совещания легко контролировать.
Все документы по совещанию легко доступны и актуальны
Решение обеспечивает быстрый доступ к связанным документам по каждому совещанию.
Возможности
Организация встречи начинается с создания карточки совещания в системе. Все ключевые данные — время, длительность, место проведения и список участников — автоматически переносятся в повестку, что исключает ручной ввод и ошибки. К карточке совещания «привязываются» повестка, протокол и все сопутствующие документы, формируя единый контекст встречи: нужная информация всегда доступна в одном месте
Содержимое повестки можно сформировать с помощью генеративного ИИ — система подготовит структурированный список вопросов для обсуждения в официально-деловом стиле, сэкономив время организатора
Интеграция с Microsoft Outlook позволяет в один клик создать встречу в корпоративном календаре и разослать приглашения всем участникам. В приглашение автоматически подставляются данные из карточки и ссылки на связанные документы — участники получают полную информацию о совещании ещё до его начала
Вид карточки совещания
Протокол состоявшейся встречи можно создать так же легко и быстро, как и повестку: часть полей заполняется автоматически, в протоколе нужно только указать принятые на встрече решения. Поручения будут отправлены заданиями исполнителям прямо из протокола, ответственный за протокол сотрудник только проверяет их и отправляет на исполнение
Карточка протокола совещания
Сотрудник одновременно участвует в нескольких совещаниях, и по каждому необходимо отслеживать исполнение принятых решений. Система предоставляет четыре взаимодополняющих инструмента контроля:
Быстрый просмотр текущего состояния всех выданных работ в разрезе совещаний — без необходимости открывать каждый протокол отдельно
Автоматическая выборка всех протоколов, где пользователь указан как участник, секретарь или председатель, а также протоколов, где он или его подчинённые назначены исполнителями поручений
Удобный инструмент контроля соблюдения сроков выполнения работ по совещаниям за выбранный период — с визуализацией просрочек и статусов
Детальный мониторинг статуса каждого поручения, созданного по протоколу: от назначения до полного исполнения.
Такой набор инструментов обеспечивает полную прозрачность исполнения решений и исключает ситуацию, когда поручение «теряется» после совещания
Список Реестр совещаний
Какие задачи решает
Сокращение трудозатрат на подготовку и оформление совещаний
Автоматическое формирование повестки из карточки совещания, генерация протокола с автозаполнением данных, использование ИИ для составления повестки, в результате повышение эффективности совещаний на 30-40%
Ускорение передачи принятых решений в работу
Автоматическая рассылка поручений по принятым решениям — поручения формируются из протокола в пару кликов и сразу направляются исполнителям. Результат — исключение задержек между совещанием и стартом исполнения задач
Обеспечение прозрачного контроля исполнения поручений
Четыре инструмента контроля: реестр совещаний, персональный список протоколов, отчёт по срокам исполнения, вкладка «Поручения» в карточке совещания. Результат — сокращение числа невыполненных поручений на 45-75%
Ускорение согласования протокола
Цифровой маршрут согласования протокола с автоматическим уведомлением участников, результат- согласование протокола ускоряется в 2-3 раза
Централизация всех материалов совещания в едином пространстве
Карточка совещания аккумулирует повестку, протокол, связанные документы и поручения — всё в одном окне с быстрым доступом, в результате — единый контекст совещания, исключение потери информации
Автоматизация интеграции с корпоративной средой
Интеграция с Microsoft Outlook — создание встречи в корпоративном календаре в один клик, автоматическая рассылка приглашений с заполненными данными и ссылками на документы. Результат — бесшовная интеграция совещаний в рабочий процесс сотрудников
Для кого подходит решение
Компаниям
