Directum RX поддерживает работу с любыми форматами: электронные документы, сканы бумажных оригиналов, текстовые файлы, изображения, аудио- и видеоматериалы. Каждый документ в системе — это регистрационная карточка (наименование, автор, номер, дата регистрации и другие реквизиты) и содержимое (текст, файл или иной контент)

Редактировать содержимое можно двумя способами:

Загрузить документ в систему можно в несколько кликов: нажать кнопку в карточке, перетащить файл мышью или просто перенести письмо с вложением из Microsoft Outlook — и система автоматически заполнит часть полей карточки и сформирует содержимое документа

Загрузка файлов в систему осуществляется через интерфейс веб-проводника или из области вложений задачи. При регистрации система автоматически заполняет реквизиты карточки документа на основе содержимого файла, что исключает необходимость ручного ввода данных

Предпросмотр документов прямо в браузере

Просмотр документов доступен непосредственно в окне браузера — без необходимости открывать офисные приложения. Это экономит время сотрудников и ускоряет работу с документами. Администратор системы может гибко настроить, для каких форматов файлов будет доступен предпросмотр

Работа со сканами бумажных документов

При сканировании бумажных документов пользователь получает расширенные возможности обработки образов прямо в окне предпросмотра

Все сканы автоматически сохраняются в формате PDF. Для ускорения поиска отсканированных документов система поддерживает маркировку штрихкодом — штрихкод формируется непосредственно в Directum RX и наносится на страницу при печати или сканировании

Окно предпросмотра документа

Маршрутизация по регламенту или произвольному маршруту

Отправка документа в работу выполняется непосредственно из его карточки. Для документов с установленным порядком обработки сотрудник запускает согласование по регламентным маршрутам компании. Для всех остальных — по произвольному маршруту, выбранному вручную

Выбор действия для отправки документа в обработку

Отправка по электронной почте в один клик

Любой документ можно отправить по email — например, предварительный вариант договора контрагенту. Система автоматически формирует письмо: вкладывает документ, заполняет тему и адреса получателей из карточки. Сотруднику остаётся добавить текст обращения и отправить

ЭДО с контрагентами без выхода из системы

Обмен юридически значимыми электронными документами с контрагентами осуществляется через интегрированные сервисы ЭДО — Диадок или Saby (ранее СБИС). Все операции выполняются непосредственно в интерфейсе Directum RX — переходить в личный кабинет сервиса не требуется

Печать документов и подготовка почтовых отправлений

Из Directum RX можно напрямую отправить файлы на печать — например, для пересылки бумажных версий документов Почтой России. Система также позволяет подготовить бланк конверта нужного формата (например, С4 — 229×324 мм) с автоматическим заполнением данных отправителя и получателя из карточки документа

Система Directum RX поддерживает два типа ИИ-инструментов, обеспечивающих автоматизацию работы с документами

Встроенный модуль Intelligence (входит в поставку Directum RX) обеспечивает автоматизированное сопоставление двух версий документа с визуализацией всех различий. Результат сравнения отображается в наглядном виде с указанием добавленных, изменённых и удалённых фрагментов

Выбор действия для отправки документа в обработку

Генеративный ИИ обеспечивает автоматизацию следующих операций:

Формирование документов на основе краткого текстового описания, предоставленного пользователем. Результат — полноценный документ, соответствующий корпоративным шаблонам и деловому стилю

Автоматическое формирование аннотаций к документам перед их направлением на ознакомление, согласование или подписание. Аннотация содержит краткое содержание документа и предназначена для оперативного ознакомления участников процесса

Создание документа с помощью генеративного ИИ

Система Directum RX поддерживает три вида электронной подписи, применяемых в зависимости от уровня требуемой юридической значимости документа

Усиленная электронная подпись — обеспечивает защиту документа от любых изменений посредством сертификата подписания и средств криптографической защиты информации. Применяется для документов, требующих высокой степени юридической значимости

Облачная электронная подпись — по уровню защиты равнозначна усиленной электронной подписи. Поддерживается исключительно в инфраструктуре частного облака или локальных экземплярах Directum RX. Преимущество — снижение совокупной стоимости владения за счёт отсутствия необходимости установки дополнительного программного обеспечения на рабочие станции пользователей

Простая электронная подпись — применяется для документов, не требующих усиленной криптографической защиты

Электронные подписи документа

Визуализация факта подписания

Для наглядного подтверждения подписания документ может быть преобразован в формат PDF с добавлением отметки об электронной подписи в соответствии с требованиями ГОСТ 7.0.97-2025

Выгрузка документов

Для целей отчётности и прохождения проверок предусмотрена возможность выгрузки документа из Directum RX вместе с электронной подписью и связанными документами — в электронном виде или в формате PDF для печати

Directum RX обеспечивает полную прозрачность движения документа на всех этапах его жизненного цикла

Этапы работ в карточке документа — сотрудники в режиме реального времени видят, какие работы ведутся по документу: все этапы отображаются непосредственно в карточке. При направлении документа на согласование система показывает, кто из участников уже согласовал документ, а кто задерживает процесс. Это позволяет оперативно выявлять узкие места и принимать корректирующие меры

Отслеживание состояния документа — в карточке документа отображается его текущее состояние, которое последовательно меняется на протяжении всего жизненного цикла: от создания и подписания до исполнения и архивного хранения. Пользователь в любой момент видит, на каком этапе находится документ и какие действия требуются далее

Контроль исполнительской дисциплины — для комплексного мониторинга задач и поручений, гибкой настройки отчётности и анализа загрузки сотрудников в Directum RX предусмотрено специализированное решение «Контроль исполнительской дисциплины». Оно расширяет возможности стандартного мониторинга и обеспечивает управленческую прозрачность на уровне организации

Этапы работ в карточке документа

Directum RX предоставляет несколько инструментов поиска, каждый из которых решает свою задачу: от интеллектуального поиска по смыслу до быстрого доступа к связанным материалам

Вопросно-ответный поиск с генеративным ИИ: когда нужно найти информацию в документах компании, а не конкретный файл, достаточно сформулировать вопрос в свободной форме — как если бы вы обращались к коллеге. ИИ проанализирует все подходящие документы и подготовит краткий ответ со ссылками на источники. Это превращает поиск из ручного перебора файлов в получение готового ответа

Поиск по параметрам и содержимому: для поиска конкретного документа достаточно указать реквизиты: наименование, автора, дату создания или текст содержимого. Система отобразит список подходящих документов с возможностью сортировки по релевантности — наиболее соответствующие запросу будут в начале списка

Быстрый доступ к документам: список недавних документов, с которыми сотрудник работал (создавал, просматривал, редактировал), всегда доступен на панели навигации. Для персональной организации документов можно использовать цветные метки — они видны только автору и позволяют быстро фильтровать список или запускать поиск по метке

Связанные документы — всё в один клик: в Directum RX документы можно связывать между собой, что обеспечивает мгновенный доступ ко всем необходимым материалам. Например, из карточки договора можно в один клик перейти к дополнительным соглашениям, актам, спецификациям и плану-графику работ. Связанные документы доступны из списка, из области вложений карточек задач, заданий и уведомлений