Масштабная перестройка: как «Уралметаллургмонтаж 2» возводит новые цифровые мосты

     «Уралметаллургмонтаж 2» является одной из ведущих генподрядных строительно-монтажных организаций на Урале, специализирующейся на запуске производственных мощностей при новом строительстве и реконструкции промышленных объектов.

     Предприятие активно работает в сфере промышленного строительства, охватывая такие отрасли, как цветная и черная металлургия, машиностроение, нефтегазовая и химическая промышленность, горнодобывающая сфера, стройиндустрия и энергетика, включая атомную. В рамках своей деятельности компания также занимается техническим перевооружением и капитальным ремонтом.

     Главной причиной перехода с Directum 5 стало устаревание старой системы и её снятие с поддержки. Это привело к невозможности докупать новые лицензии, что оказалось критичным для компании, находящейся в активной фазе роста. Постоянное увеличение числа пользователей требовало масштабируемого и современного решения, которое могло бы поддерживать текущие и будущие бизнес-потребности.

     Проект реализован в период с декабря 2023 по декабрь 2024 года с применением итерационного подхода, что позволило оперативно вносить корректировки и адаптировать систему под потребности заказчика. В ходе работ объем задач увеличился на 20% за счет включения этапа миграции данных, который изначально не был предусмотрен. Команда провела глубокий анализ данных, их структурирование и адаптацию под новую систему, а также организовала обучение сотрудников для эффективного использования Directum RX.

     Выбор был сделан в пользу Directum RX по следующим причинам:

• Готовность системы к расширению функциональности и увеличению нагрузки по мере роста бизнеса.
• Наличие возможности удаленного доступа и управления процессами через веб-интерфейс, что обеспечивает гибкость и удобство работы.
• Единая экосистема решений, что упрощает взаимодействие и повышает согласованность данных.
• Поддержка работы на различных устройствах и операционных системах, что расширяет доступность и удобство для пользователей.
• Наличие no-code инструментов для возможности быстрой настройки и адаптации процессов, что позволяет снизить затраты на сопровождение.

     Переход на Directum RX — это не просто смена платформы, а стратегический шаг, который открывает новые возможности для оптимизации работы, повышения прозрачности процессов и укрепления конкурентных преимуществ.

     В рамках проекта были автоматизированы ключевые процессы с использованием модулей «Делопроизводство» и «Договоры». Внедрены функции подачи и согласования заявок на создание штатных позиций, обработки входящей и исходящей корреспонденции, контроля исполнения поручений, а также подготовки, согласования и исполнения договоров. Особое внимание уделено автоматизации проверки комплектности документов и уведомлений о просроченных заданиях, что сократило количество ошибок и ускорило процессы согласования.

    Проект реализован в период с декабря 2023 по декабрь 2024 года с применением итерационного подхода, что позволило оперативно вносить корректировки и адаптировать систему под потребности заказчика. В ходе работ объем задач увеличился на 20% за счет включения этапа миграции данных, который изначально не был предусмотрен. Команда провела глубокий анализ данных, их структурирование и адаптацию под новую систему, а также организовала обучение сотрудников для эффективного использования Directum RX.

     В рамках проекта был усовершенствован процесс работы с договорными документами, охватывающий все этапы — от формирования служебной записки к договору до передачи документа в архив.

В реализации можно выделить следующие важные моменты:

1. В старой системе процессы не соответствовали реальной работе, что вызывало противоречие между ожиданиями пользователей и функциональностью системы. Это приводило к неудобствам, ошибкам и необходимости постоянных ручных доработок. Автоматизация реализована с учетом актуальных бизнес-процессов, что позволило привести работу системы в соответствие с потребностями компании.

2. Для подготовки договорного документа к служебной записке требуется приложить определенный комплект документов, который варьируется в зависимости от типа подготавливаемого документа. Ранее это требование часто не соблюдалось: комплекты документов могли быть неполными, что приводило к задержкам в согласовании, необходимости возврата задач на доработку и дополнительным временным затратам. Реализована проверка комплекта документов при старте задачи на согласование служебной записки к договору что позволило снизить количество ошибок и повысить эффективность работы

3. Участники процесса должны иметь доступ к процессу согласования как служебной записки, так и договорного документа. Для этого реализовано отображение ссылок на связанные задачи в области переписки.

4.  Внедрена функция уведомления участников о просроченных заданиях для ускорения процессов согласования и минимизации необходимости ручного отслеживания сроков.

  В рамках проекта был внедрен процесс Контроля возврата резерва — это процесс, связанный с управлением финансовыми средствами, которые были зарезервированы для покрытия возможных дополнительных расходов или непредвиденных ситуаций в ходе строительства.

Процесс полностью реализован с применением возможностей no-code:

• создана специальная задача, которая запускает процесс контроля возврата резерва,
• добавлен блок подписания для сбора комментариев ответственных лиц по условиям возврата резерва,
• настроено автоматическое формирование итогового отчета на основе собранных данных.

Внедренный функционал помогает обеспечить прозрачность, справедливость и выполнение договорных обязательств.

     В рамках проекта был адаптирован и оптимизирован процесс, который предусматривает работу с Внутренними нормативными документами (далее – ВНД) в компании. В ходе проектирования и модификации системы учитывались нюансы, которые озвучивались Заказчиком при исследовании и тестировании данного процесса. В итоге реализован последовательный и бесшовный жизненный цикл взаимодействия с документом.

Общая схема процесса изображена на рисунке ниже:

Кратко про особенности в реализации данного процесса:

1. Для соблюдения принципа уникальности нормативных документов, прозрачности процесса актуализации регламентирующей документации, исключения дублирования и противоречий в нормативной базе реализована проверка уникальности наименования. При создании документа, система автоматически проверяет отсутствие действующих документов с аналогичным названием. Создание нового ВНД разрешено только при отсутствии активного документа с таким же наименованием.

Допускается создание нового ВНД взамен существующего утвержденного документа. Условия замены:

• новый документ создается как замена действующему,
• утвержденный ранее документ автоматически утрачивает силу после утверждения нового варианта,
• система обеспечивает корректную «передачу» статусов между документами.

2. Обеспечили бесшовный переход от согласования ВНД к утверждению, сохраняя целостность данных и соблюдая регламенты. Это позволяет участникам видеть полную историю согласований и обсуждений и исключить потерю данных или неучтенные правки.

3. Для гарантии своевременного обновления ВНД, снижения рисков работы с устаревшими данными и нагрузки на сотрудников, в системе реализован фоновый процесс, который ежедневно проверяет дату актуализации в карточках ВНД. При наступлении даты, система автоматически отправляет задачу на актуализацию документа. Процесс актуализации реализован через No-code инструменты.

Одним из наиболее ответственных этапов проекта стал перенос данных из устаревшей системы Directum 5 в современную платформу Directum RX. В ходе миграции были успешно перемещены:

• все текущие документы,
• архивные материалы,
• связанные метаданные и реквизиты.

Особенности реализации миграции:

1.    Тщательная подготовка

• проведен детальный анализ структуры данных,
• разработаны специальные скрипты преобразования форматов,
• созданы механизмы проверки целостности информации.

2.    Контроль качества

• осуществлена многоуровневая верификация данных,
• проведено тестирование на тестовом контуре,
• реализована процедура сверки до и после переноса.

3.    Результаты:

• 100% данных перенесены без потерь,
• сохранена историческая информация и связи документов,
• обеспечена бесперебойная работа пользователей.

Для компании «Уралметаллургмонтаж 2» это означало:

• полноценный доступ ко всей документации в новой системе,
• возможность работы с архивными материалами,
• сохранение преемственности в документарных процессах.

Миграция выполнена в запланированные сроки с соблюдением всех требований к сохранности и конфиденциальности данных.

В результате внедрения Directum RX компания «Уралметаллургмонтаж 2» достигла следующих показателей:

• Охват более 350 пользователей, включая топ-менеджмент.
• Сокращение времени согласования документов на 40%.
• Снижение трудозатрат на рутинные операции на 35%.
• Повышение точности данных за счет автоматизированных проверок.
• Обеспечение полного доступа к архивным материалам.

Проект завершен в установленные сроки благодаря слаженной работе команд «Уралметаллургмонтаж 2» и «СТАРКОВ Групп». В планах дальнейшего развития — внедрение мобильных приложений Jazz и Solo, подключение Контур Диадок, автоматизация кадрового документооборота на базе HR Pro и обновление системы до версии 4.12.