АО «Свердловская пригородная компания» (АО «СПК») — один из ведущих операторов пригородных железнодорожных перевозок в России, обслуживающий Свердловскую и Южно-Уральскую железные дороги с 2005 года. В стремлении к технологической независимости и повышению операционной эффективности компания инициировала масштабный проект по переходу с устаревшей системы электронного документооборота Directum 5.x на современную отечественную платформу Directum RX.
Проект, реализованный в партнёрстве с экспертом в области цифровой трансформации — компанией ООО «СТАРКОВ Групп», стартовал в июне 2023 года и завершился в декабре того же года, уложившись в плановые 7 месяцев.
Цели и задач и проекта
С 2010 года компания-заказчик начала работу в системе Directum 5.x. С учётом текущих тенденций в цифровой сфере, у Заказчика появилась потребность модернизировать программное обеспечение, чтобы оставаться современной и эффективной компанией. В связи с этим было принято решение осуществить переход из системы Directum 5.x в систему Directum RX с миграцией данных.
Задачи проекта:
- перевести бизнес-процессы в систему Directum RX и оптимизировать их;
- автоматизировать договорные процессы;
- провести миграцию актуальных документов из Directum 5.x в систему Directum RX.
Не менее важные цели на проекте внедрения системы Directum RX у заказчика заключались в использовании отечественного ПО и повышении эффективности работы сотрудников за счет оптимизации бизнес-процессов.
Используемые решения и подходы
Проект реализован на базе системы Directum RX версии 4.6. Используемые модули:
- модуль «Делопроизводство»;
- модуль «Договоры».
Для реализации проекта требовалось провести оптимизацию текущих и автоматизацию новых бизнес-процессов. Для сбора дополнительных пожеланий к системе было проведено исследование с демонстрацией стандартной функциональности системы, что позволило оптимизировать требования и подходы к реализации.
В компании ООО «СТАРКОВ Групп» отлажен свой подход в миграции данных при переходе на систему Directum RX. Этот метод уже успешно применялся на различных проектах. Для переноса использовался и дорабатывался стандартный мигратор данных, что позволило без ошибок перенести все документы и справочники в новую систему без потери данных.
ООО «СТАРКОВ Групп» обладает накопленными знаниями и практическим опытом перехода компаний-заказчиков с системы Directum 5.x на Directum RX, включающего в себя миграцию необходимых и актуальных данных.
Особенности реализации
Работа с входящими, исходящими, внутренними и договорными документами
- Реализована простановка штампов с регистрационными данными и ЭП по настроенным якорям в содержимое документа при преобразовании в PDF-версию.
- Создана роль «Куратор» для определения руководителя подразделения от заместителя ГД по направлению.
- Создана роль «Не согласовавшие» для хранения в ней пользователей с недействительными ЭП или подписавших не последнюю версию документа. Им формируется задание на согласование с темой «Вами не согласована последняя версия документа» (рисунок 1).
- Добавлен функционал приостановления задачи с возможностью ее последующего возобновления с этапа, где она была приостановлена (рисунок 2).
Рисунок 1. Повторное задание Согласующему 1, когда добавлена новая версия док-та Согласующим 2.
Рисунок 2. Добавленная кнопка «Приостановить» в карточке задачи
Рисунок 3. Изменённый статус после приостановки задачи
Работа с поручениями
- Реализованы периодические поручения. В задачу на исполнение поручения добавлен чек-бокс «Периодическое поручение». Если он активен, то в карточке задачи на исполнение поручения будут отображаться дополнительные поля, в которых необходимо указать расписание (рисунок. 4).
- Дополнительно был разработан фоновый процесс, который просматривает все созданные в системе задачи на исполнение поручений с активным чек-боксом «Периодическое поручение» и отправляет новые задачи по настроенному расписанию.
- При отправке задачи на исполнение поручения по входящим и внутренним документам, выдаются права на «Просмотр» всем сотрудникам подразделения Исполнителя.
Рисунок 4. Отображение дополнительных полей после активации чб «Периодическое поручение».
Задача на рассмотрение документа
- В карточку задачи на рассмотрение документа добавлен чек-бокс «Рассмотрение в бумажном виде» и изменена базовая логика отправки заданий при рассмотрении документа руководителем. Если чек-бокс активен, то всегда первое задание поступит помощнику для подготовки проекта резолюции, в ином случае сразу руководителю на рассмотрение.
Результаты
В ходе выполнения работ по проекту выполнены главные задачи, а именно:
- пользователи перешли в новую систему Directum RX и продолжают работать с перенесенными из Directum 5 документами
- осуществлена миграция актуальных документов;
- упрощение регламентов согласования в системе Directum RX позволило выполнить оптимизацию действующих бизнес-процессов;
- в рамках автоматизации процессов по договорным документам сократились сроки их согласования;
- в завершении проекта у Заказчика была оптимизирована работа с поручениями, включающая в себя их исполнение и контроль.
Показатели
- 80 пользователей, охваченных автоматизацией по проекту
- в 2 раза ускорилось согласование договорных документов
- 10 автоматизированных топ-менеджеров, работающих в системе