Компания-заказчик
Государственное автономное учреждение здравоохранения Свердловской области “Областная станция переливания крови” (ГАУЗ СО “ОСПК”) — одна из крупнейших и наиболее технологически зрелых организаций Службы крови в России. За почти вековую историю, начавшуюся в 1930 году с небольшого пункта заготовки крови с планом 100 литров в год, ОСПК прошла путь до современной медицинской организации, работающей по самым высоким стандартам качества. В сентябре 2025 года учреждение отметило свое 95-летие. Сегодня ОСПК сочетает многолетний практический опыт с системным подходом к управлению процессами и качеством продукции. Ключевой факт: станция является одной из немногих организацией Службы крови в России, функционирующей в рамках сертифицированной системы менеджмента качества ISO 9001:2015, что предъявляет повышенные требования к прозрачности, контролю и воспроизводимости всех процессов. Такой уровень ответственности и зрелости формирует высокие требования к информационным системам и управлению документами, делая цифровизацию неотъемлемой частью устойчивого развития организации.
Компания-исполнитель
“СТАРКОВ Групп” — российская IT-компания с глубокой экспертизой в цифровизации бизнес-процессов. Мы — генеральный партнер Directum, и последние годы помогаем крупнейшим промышленным предприятиям, банкам и госструктурам внедрять системы электронного документооборота, оптимизировать управление и переходить на современные технологии. Основное направление нашей деятельности — внедрение ECM-решений. Мы осуществляем полный цикл внедрения: от методической поддержки и поставки ПО до адаптации под потребности заказчика, обучения пользователей и дальнейшего технического сопровождения. Головной офис расположен в Екатеринбурге. Обособленные подразделения — в Ярославле, Волгограде и Вологде.
Уникальность кейса
Внедрение цифровых решений часто ассоциируется с высокими затратами, длительными проектами и сложными IT-задачами. Наш кейс доказывает – электронный документооборот и цифровизация управления — это не только про бизнес-гигантов, но и для небольших организаций, чья деятельность по своей важности сравнима с большими компаниями.
Предпосылки проекта
На момент начала проекта у Заказчика отсутствовали регламентированная система документооборота и контроль исполнения поручений руководства. Весь документооборот, все ключевые управленческие акты и действия проводились вне единой информационной среды, что создавало определенные риски для прозрачности и эффективности управления.
Как это было
Например, входящие и исходящие документы регистрировались на бумажном носителе, в журнале входящих/исходящих документов, а на исполнение просто пересылались по электронной почте или передавались в бумажном виде под подпись. Распоряжения и поручения руководства фиксировались на бумаге, в виде служебных записок или протоколов совещаний – часть передавалась устно, при личных встречах; часть отправлялась в мессенджерах, где быстро терялись в ленте; наконец, последняя, наиболее формализованная часть, передавалась по корпоративной почте, но и там не было стандартизации, шаблонов или меток приоритета. Не было единой точки входа для исполнителей: сотрудник мог получить одно и то же поручение от руководителя в различных каналах без понимания, какое поручение актуально. У руководства же отсутствовала возможность отследить – кто, когда и в каком статусе выполняет задачу, в каком статусе находится исполнение и каков его срок.
Решение
Руководитель организации, главный врач Соловей Максим Анатольевич, принял решение о внедрении СЭД Directum RX в режиме “по анкете заказчика”. Это позволило настроить систему под реальные процессы, а не под шаблонные операции. Также важно отметить, что особое внимание было уделено гибкости управления: впервые в практике учреждения были введены Agile-доски – инструмент, позволяющий сотрудникам визуализировать задачи, оперативно реагировать на изменения и работать в едином цифровом пространстве. Это решение отражает современный, человеко-ориентированный подход к управлению, где технологии служат не бюрократии, а облегчению жизни людей и улучшению результатов их деятельности.
Ключевые потребности
На старте были четко сформулированы требования, без которых невозможно обеспечить юридическую значимость и контроль:
- возможность использования электронной подписи — в том числе квалифицированной (КЭП), в соответствии с 63-ФЗ и требованиями контрагентов;
- возможность выгрузки документов, подписанных электронной подписью, в архив — юридически значимых пакетов, готовых к передаче в бухгалтерию, архив или контрольные органы;
- стандартизированное согласование в установленной последовательности, по заданным маршрутам.
Дополнительным аргументом в пользу Directum RX стало то, что руководитель уже успешно использовал Directum на предыдущем месте работы — знал его надёжность, простоту сопровождения и соответствие российским реалиям. При этом Directum RX позволил стартовать с минимальной конфигурацией (Lite-режим), не переплачивая за ненужные модули, и масштабироваться по мере роста.
Цели и задачи проекта
Главная цель: обеспечить базовую цифровую управляемость документооборота и контроль исполнительской дисциплины для небольшого числа пользователей, в минимальные сроки, с небольшим бюджетом и ресурсами, создав “точку роста” для дальнейшей трансформации: без крупных инвестиций в инфраструктуру, штат или длительные циклы внедрения. Ключевая установка: не было задачи “внедрить идеальную СЭД”. Была необходимость запустить работающий “островок цифрового управления”, который быстро докажет свою ценность и станет основой для развития.
Рамки проекта
Несмотря на ограниченность бюджета, все необходимые для полноценного функционирования системы работы были выполнены в полном объёме:
- установлена и настроена стандартная, “коробочная” система по анкете Заказчика;
- настроены нужные виды документов и процессов по пожеланиям Заказчика (например, реализована работа с договорами и заявками на базе исходящего письма);
- проведено обучение рабочей группы, которая должна будет передать свои знания остальным сотрудникам.
Временные рамки проекта: 1 календарный месяц.
Результат: электронный архив, контроль исполнительской дисциплины, совместная работа
Итогом внедрения СЭД стало создание электронного архива документов и построение единых, прозрачных и контролируемых процессов документооборота — от рождения документа до его архивации:
- создание и учет (из файла, шаблона, сканера);
- регистрация всех типов — входящих, исходящих, внутренних;
- формирование и исполнение поручений;
- согласование, утверждение, подписание;
- надёжная доставка адресату;
- мгновенный поиск и аналитика по запросу.
Главное: документ перестал “теряться в ленте” — он теперь в системе, в сроке, под контролем. Организации теперь доступны контрольные функции:
- контроль исполнительской дисциплины при работе с поручениями по документам в СЭД;
- контроль ознакомления с документами;
- получение необходимых отчётов по работе с поручениями, документами и стандартных форм.
Для совместной работы используются Agile-доски:
- группировка и распределение задач по приоритету;
- назначение ответственных за исполнение работ;
- сбор и хранение полезной для выполнения задач информации;
- отслеживание текущего состояния работ.
Преимущества предложенного варианта внедрения
1. Готовая система «под ключ» на оборудовании Заказчика — основа экономии. Суть: разворачивание и настройка системы на серверах Заказчика или в его инфраструктуре. Это исключает абонентскую плату за облачные сервисы и дает полный контроль над данными. Выгода: значительное снижение постоянных операционных расходов. Инвестиция делается один раз. 2. Быстрая адаптация под компанию Заказчика – минимум аналитики. Исключаем долгий и дорогостоящий цикл анализа. Вся необходимая информация собирается через структурированную анкету. На ее основе настраиваем структуру компании, роли сотрудников и базовые процессы в системе, сразу закладывая специфику Заказчика (виды документов, маршруты согласования). Важное уточнение: при таком подходе качество работы процессов зависит только от того, насколько корректно и добросовестно Заказчик подготовил данные. 3. Фокус на ключевых пользователях — скорость и точность. Внедрение ведется через точечное взаимодействие с ключевыми специалистами из отделов: бухгалтерия, отдел продаж/закупок, юристы. Такой подход позволяет:
- мгновенно получать обратную связь,
- точнее настраивать процессы,
- минимизировать время на согласования, избегая бюрократизации.
4. Обучение «точечно» и на практике. Демонстрация готового функционала проходит в эффективном формате интерактивного вебинара для ключевой группы пользователей. Мы не читаем лекции, а демонстрируем функционал на примере процессов, настроенных под конкретную компанию. Это обеспечивает быстрое понимание и готовность к работе.
Главные итоги проекта
Экономия времени: сокращение сроков внедрения за счет четкой методологии (анкета, фокус на ключевых пользователях, готовое решение). Экономия средств: отсутствие абонентской платы + оптимизация внутренних затрат на согласование и обработку бумажных документов с первого дня. Результат: Заказчик получает полностью рабочую, адаптированную систему ЭДО в сжатые сроки и с прогнозируемым, минимальным бюджетом. Это не проект “на будущее”, а инструмент для экономии здесь и сейчас.
Ключевые выводы
За 4 недели, минимальной командой и в рамках запланированного бюджета — без переработок, “ночных забегов” и внештатных затрат — удалось не просто внедрить СЭД и Agile-доски, а заложить основу новой управленческой культуры: прозрачной, подконтрольной и ориентированной на результат. Этот кейс доказывает: цифровая зрелость — не про миллионы и штаты консультантов. Она начинается с выбора надежного партнера, четкого решения, грамотного старта — и веры в то, что даже малой командой можно сделать большое дело.
