В рамках стратегии цифровой трансформации компании ООО «Уральские Локомотивы», расположенной в Свердловской области, в городе Верхняя Пышма, компания СТАРКОВ Групп приступила к реализации важного проекта — переходу на более современную СЭД Directum RX.
Цель проекта заключалась в том, чтобы обеспечить более эффективное управление бизнес-процессами и документооборотом путём перехода с системы Directum 5 на Directum RX. Это решение было направлено на оптимизацию рабочих процессов и повышение общей производительности предприятия.
Работы по проекту начались 1 марта и завершились 29 ноября 2024 года. За это время были проведены комплексные работы по переходу на новую систему. Результаты проекта превзошли ожидания: эффективность работы предприятия значительно повысилась.
Во время реализации проекта и впоследствии после передачи его на гарантийную поддержку в общей сложности было привлечено более 20 сотрудников компании СТАРКОВ Групп, так как масштаб решаемых задач и нестандартные технические подходы требовали не только закреплённой команды, но и большого количества консультаций коллег по иным направлениям. Такой показатель свидетельствует о масштабе проведённых работ и о высоком уровне профессионализма команды, работавшей над проектом.
Это был не первый проект, реализованный совместно с ООО «Уральские локомотивы». Компания СТАРКОВ Групп уже успешно внедрила систему Directum 5.
Переход на новую систему управления документооборотом стал важным шагом в развитии предприятия. Он позволил улучшить организацию рабочих процессов, сократить время на выполнение рутинных операций и повысить общую производительность труда.
Чтобы реализовать этот проект, потребовалось тщательно всё спланировать и скоординировать действия всех участников процесса. Для сотрудников провели обучающие семинары, чтобы подготовить их к работе с новой системой. Также была проведена работа по настройке и адаптации программного обеспечения под нужды предприятия.
По итогам проекта предприятие смогло достичь следующих результатов:
- Сократилось время на обработку документов.
- Уменьшилось количество ошибок при работе с документами.
- Повысилась прозрачность и доступность информации.
- Улучшилась коммуникация между подразделениями предприятия.
- Снизились затраты на печать и хранение документов.
- В ходе проекта, к системе была подключена дочерняя организация АО “Уральские Локомотивы”, для работы которой учтена возможность гибкой настройки процессов, наравне с основной организацией.
- Успешная реализация проекта «УЛКМ — переход на RX» стала важным вкладом в развитие предприятия и повышение его конкурентоспособности на рынке.
В рамках проекта для ООО «Уральские локомотивы» были выполнены следующие работы:
В рамках проекта перехода на Directum RX в компании «Уральские локомотивы» были проведены комплексные работы по модификации и оптимизации документооборота.
Были модифицированы 5 типов документов: договоры, дополнительные соглашения, служебные записки, исходящие и входящие письма. Эти типы охватывают 7 уникальных видов документов. Кроме того, был разработан новый тип документа “Карта разрешений”. Для эффективного управления бизнес-процессами было настроено 8 правил согласования и 2 варианта процессов, которые закрывают около 20 бизнес-процессов компании. Также была учтена возможность настройки бизнес-процессов для нескольких организаций, работающих в одной системе электронного документооборота (СЭД).
Для удобства работы с задачами, заданиями, документами и справочниками было создано более 50 представлений форм. Чтобы обеспечить эффективное взаимодействие с учётной системой 1С: Управление предприятием, были разработаны два технических процесса: синхронизация контрагентов (источником является 1С) и отправка договорных документов в 1С (источником выступает Directum RX). В последующем, при переходе на новые версии системы 1С, процесс перехода будет бесшовным и не должен создать больших проблем.
Также было разработано два отчёта: контроль исполнительской дисциплины по договорным документам (Топ-10 просрочек) и лист согласования для договорных документов с учётом нормативных документов компании.
В ходе проекта мы столкнулись с проблемой склонений специфичных фамилий, в шаблонах документов. В шаблон некорректно попадала фамилия генерального директора, она склонялась, хотя по правилам, не должна. Для решения данной проблемы были взяты библиотеки для обработки склонений и файл исключений, с более новой версии Directrum RX, после чего обработка исключений стала работать корректно.
Кроме того, была доработана синхронизация со службой каталогов Active Directory и настроена сквозная (внешняя) аутентификация пользователей. Важным этапом стала миграция документов из Directum 5 (договорные документы и связанные с ними задачи для сохранения истории работы с документами). На тот момент не существовало актуального мигратора под версию Directum RX 4.9. Была проведена адаптация существующего на тот момент мигратора версии 4.5 под версию 4.9. Перенесено около 50 тысяч документов и около 80 тысяч задач.
Эти меры позволили значительно повысить эффективность работы предприятия и усовершенствовать рабочие процессы. Всего в системе будут работать 1439 пользователей, из которых 250 смогут работать одновременно. В СЭД одновременно работают сотрудники двух юридических лиц.
За четыре месяца работы с договорными документами было создано около 1000 документов. Примерно за два месяца работы с канцелярией создано:
- около 6,5 тыс. служебных записок и заявок;
- около 1,3 тыс. исходящих писем;
- 1 тыс. входящих писем.
Directum RX позволил упростить администрирование системы. Благодаря удалённой работе через интернет сотрудники могут эффективно работать вне офиса. Система позволяет подключать новые организации и индивидуально настраивать процессы под них.
Архитектура Directum RX имеет микросервисную структуру, которая обеспечивает отказоустойчивость: при сбое одного из сервисов остальные продолжают работать. Это повышает надёжность и стабильность системы.
Также были проведены работы с возможностью использования мобильного приложения Jazz. Хотя мобильное приложение пока активно не используется в компании, такая возможность в системе есть.
В целом переход на новую систему позволил не только сохранить функционал предыдущей версии (Directum 5), но и внести изменения в рабочие процессы компании. Например, были улучшены процессы согласования и обработки документов, что позволило сократить время на их рассмотрение и утверждение. Также была проведена работа по оптимизации хранения и поиска документов, что упростило работу с ними и повысило эффективность использования системы.