Администрация Берёзовского городского округа — это орган местного самоуправления, который представляет интересы жителей и обеспечивает устойчивое развитие территории.
В своей работе администрация стремится к созданию комфортной городской среды, развитию инфраструктуры, обеспечению безопасности и повышению качества жизни населения. Для этого она использует современные технологии и методы управления, а также активно взаимодействует с жителями, бизнесом и общественными организациями.
Администрация Берёзовского городского округа играет ключевую роль в формировании и реализации стратегии развития города, а также в решении повседневных задач, связанных с обеспечением жизнедеятельности территории. Она является надёжным партнёром для всех заинтересованных сторон и стремится к открытому и прозрачному диалогу с обществом.
Введение
Компания СТАРКОВ Групп уже много лет успешно сотрудничает с администрацией Берёзовского городского округа. За это время между нашими организациями сложились доверительные отношения, которые мы продолжаем поддерживать и развивать.
В условиях невозможности приобретения нового функционала, отсутствия новых решений и адаптации старых, а также проблем с поддержкой изменений в законодательстве, все адаптации системы Directum 5 становились обязанностью клиента.
В процессе совместной работы мы предложили ряд улучшений для системы Directum 5, используемой администрацией с 2014 года. Однако ключевым драйвером при переходе на Directum RX стала возникшая необходимость в системе, которая отвечает всем стандартам импортонезависимости, обеспечивает преемственность и возможность дальнейшего развития, кроме того, немаловажную роль сыграл выбор партнёра, которому доверить весь объём предстоящих работ
Проект по обновлению на Directum RX стал довольно масштабным, поскольку предыдущая система Directum 5 использовалась долгое время и в ней накопился большой объём данных, необходимых для сохранения истории, оперативной работы и возможности полного перехода на новую систему.
Цели и задачи
Цели:
-
- Обеспечить бесперебойность работы и возможность дальнейшего развития информационной системы администрации Берёзовского городского округа;
- Сохранить накопленные исторические данные, необходимые для работы;
- Обеспечить импортонезависимость критически важной информационной системы;
- Обеспечить преемственность и успешное освоение новой платформы.
Задачи:
-
- Провести исследование процессов и прийти к компромиссу с Клиентом относительно того, что будет необходимо переносить в новую систему, с учётом ограничений бюджета;
- Провести аудит бизнес-процессов Клиента, т.к. часть функционала предыдущей системы не использовалась в полном объёме;
- Организовать качественное обучение пользователей, балансируя между новинками, которые предлагает функционал системы Directum RX и на сложившийся пользовательский опыт в предыдущей системе;
- Принять решение и помочь с выбором в части готовности инфраструктуры, используемой операционной системы и дополнительных серверных компонентов;
- Спроектировать и осуществить перенос исторических данных между информационным системами.
Ход проекта
В ходе проекта перед нами стояла непростая задача — перенести и адаптировать богатый функционал системы Directum 5, который развивался годами. Необходимо было учесть требования Клиента и предложить варианты с учётом временных и ресурсных ограничений.
В рамки проекта попала реализация таких процессов, как Делопроизводство, Обращения граждан и Муниципальные услуги. После первичного исследования было принято решение о переносе ⅔ всех бизнес-процессов из предыдущей системы, с необходимым объёмом адаптации.
Исходя из общей практики, при переходе с систем, которые использовались столь длительное время, Клиенты отказываются от переноса задач, но в данном случае было критически важно сохранить переписку и область вложений с документами, в связи с чем, было решено перенести весь объём документов, задач и заданий с сохранением переписки и максимально заполненной области вложений, с учётом разницы между архитектурами двух систем.
Большую часть удалось реализовать без привлечения разработчиков, благодаря богатой функциональности стандартного варианта поставки системы DirectumRX (коробочного решения).
Основной упор был сделан на два крупных функциональных блока — обращения граждан и делопроизводство. Если блок обращений граждан удалось закрыть с помощью стандартного функционала системы, то для реализации преемственности в области делопроизводства пришлось идти на компромиссы.
Часть работ была выполнена настройкой системы. В некоторых случаях заказчик переосмыслил свой бизнес-процесс и начал работать иными механизмами. А где-то пришлось адаптировать систему, меняя базово заложенную логику.
Как и в любом проекте, невозможно полностью исключить внезапные ситуации, на которые изначально не был сделан расчёт, но которые к концу проекта имеют критическое значение для Клиента. Наш проект не стал исключением.
Уже на этапе тестовой эксплуатации, приближаясь к финалу, мы обнаружили крупный процесс, который ранее не обсуждался, не учитывался в проектных решениях и не планировался к переносу. Однако без него Клиент физически не мог полноценно перейти на новую систему.
На совместном совещании с Клиентом мы приняли решение мобилизовать оставшиеся ресурсы с обеих сторон и максимально оперативно, с сохранением должного качества, учитывая сжатые сроки, взять процесс в полноценную работу — от проектирования до итоговой реализации на тестовом контуре.
Уникальность этого проекта заключалась в том, что нам удалось прийти к пониманию по процессам и зафиксировать все компромиссы не с помощью большого объёма документации и официальных согласований, а благодаря тесному и местами неформальному взаимодействию. Благодаря активному участию специалистов с обеих сторон все задачи решались оперативно и продуктивно. Проект проходил на принципах партнёрства и доверия.
Заключение
Проект по миграции с системы Directum 5 на DirectumRX стал успешным примером сотрудничества между компанией СТАРКОВ Групп и администрацией Берёзовского городского округа. Благодаря слаженной работе обеих сторон, удалось не только сохранить накопленные данные, но и улучшить работу с системой Directum.
В ходе проекта перед нами стояла непростая задача — перенести и адаптировать богатый функционал системы Directum 5 Клиента, который развивался годами. Необходимо было учесть временные и ресурсные ограничения. Однако благодаря активному участию специалистов Клиента и тёплым доверительным отношениям между сторонами почти все задачи решались оперативно и продуктивно.
Уникальность этого проекта заключалась в том, что нам удалось прийти к пониманию по процессам и зафиксировать все компромиссы не с помощью большого объёма документации и официальных согласований, а благодаря тесному и местами неформальному взаимодействию. Проект проходил на принципах партнёрства и доверия.
Благодаря успешному завершению проекта, компания СТАРКОВ Групп смогла предложить оптимальное решение для обеспечения бесперебойной работы администрации Берёзовского городского округа.
Сотрудничество с компанией СТАРКОВ Групп позволило администрации не только сохранить, но и улучшить работу с системой Directum. Мы гордимся тем, что наша компания смогла предложить оптимальное решение для обеспечения бесперебойной работы важного органа местного самоуправления. Это сотрудничество стало важным шагом для обеих сторон и может стать примером успешного взаимодействия IT-компании и госсектора.