Уральский Федеральный Университет (УрФУ) — один из ведущих вузов России, где обучаются около 45 тыс. студентов из более чем 70 стран. Образовательный процесс обеспечивают свыше 4 тыс. преподавателей, включая известных учёных и практиков. Университет успешно сочетает академические традиции с цифровыми инновациями.
В 2022 году в связи с задачами повышения информационной безопасности и технологической независимости университет принял решение перейти на отечественное решение — СЭД Directum RX, современную российскую no-code-платформу с высоким уровнем защиты, масштабируемостью и гибкостью настройки бизнес-процессов. СЭД Directum RX стала основой нового этапа цифровой трансформации УрФУ.
Исполнителем стали специалисты компании Старков Групп, которое уже участвовали во внедрении DIRECTUM в УрФУ. Благодаря этому они обладали исчерпывающим пониманием как технической стороны системы, так и организационных особенностей университета.
Проект отличается от типового внедрения своей масштабностью, сложностью координации и беспрецедентной непрерывностью работы: в течение всего срока реализации. Переход Заказчика на новую платформу и миграция всех данных произведена в течение нескольких дней, что обеспечило непрерывную работу всех подразделений и не повлияло на задержку в решении административных задач.
Рабочая группа Заказчика состояла из опытных специалистов ключевых отделов, но из-за различий в подходах и взглядах на проект в некоторых моментах им было сложно сформировать единое мнение и оперативно принимать решения. В ходе проекта координационные решения требовали особого внимания и фокуса на общих целях проекта. Благодаря непрерывному взаимодействию с ключевыми участниками проект был завершен в срок.
Ключевым техническим достижением стала полная миграция всего массива исторических данных (документы, справочники, задачи/задания – свыше 5 млн объектов!) с сохранением связей, правовой модели и метаданных, с минимальными потерями и без нарушения целостности информации. В ходе миграции данных отклонение мигрированных документов составило 0,01% от количества документов в системе, отклонение по задачам составляет 0,0002% от количества задач в системе. Для снижения нагрузки на СЭД после осуществления миграции был разработан и применен механизм массовой обработки сущностей для корректной работы правовой модели и сохранению доступности прав на мигрированные объекты системы с учетом исторических прав.
Весь функционал, ранее реализованного в Directum 5, был перенесен в новую платформу Directum RX исключительно средствами no-code, что подчеркивает гибкость и технологические возможности используемого нового решения Directum RX.
Отдельного внимания заслуживает кастомизация модуля «Закупки», включая специализированный механизм формирования плана-графика закупок (разработан с учётом требований Заказчика для дальнейшей работы с закупками в ЕИС).
Глубокая интеграция с внутренними информационными системами (корпоративными сервисами) университета реализована через настройку вариантов процессов с применением no-code инструментов, что обеспечило единую цифровую среду и устранило дублирование данных.
Так же заслуживает внимания осуществление контроля и формирования отчетности по резолюциям управленческого аппарата. Для исполнительской дисциплины по поручениям был осуществлен перенос из Directum 5 всех поручений и перезапуск невыполненных на момент переноса. Для возможности непрерывного контроля и формирования исполнительской дисциплины с учетом исторических поручений был разработан механизм, позволяющий определить какие поручения были сформированы в старой системе, а какие были созданы в новой и отобразить их динамику исполнения, а также учитывать подход заказчика к оценке эффективности работы и контроля исполнения резолюций.
В ходе реализации проекта команда столкнулась с рядом сложностей:
- Проект потребовал синхронизации работы нескольких ключевых групп: нашей команды, рабочей группы Заказчика и группы тестирования Заказчика. Особенно сложной оказалась организация взаимодействия с рабочей группой Заказчика, в которую входило более 70 сотрудников из территориально удалённых подразделений университета. Разнородность компетенций, интересов и локальных регламентов значительно усложняла процесс согласования решений и требовала гибкого подхода к управлению коммуникациями.
- Непрерывность бизнес-процессов Университета
Работа в устаревшей версии системы Directum 5 продолжалась и плавно завершалась в ходе опытной эксплуатации благодаря специально разработанным сквозным процессам, которые обеспечили плавный переход нормативно-справочной информации, включая документы, задачи и листы согласования. При этом сохранялось строгое соблюдение существующей ролевой модели.
- Адаптация существующих бизнес-процессов Заказчика в условиях организационного сопротивления.
Изначально проект был направлен на максимальное сохранение и плавный переход в новую систему, минимизируя разрывы и отличия для пользователей. На практике внедрение новой системы сопровождалось адаптацией и новому подходу к устоявшихся рабочим процессам и работе в новом интерфейсе, перераспределением зон ответственности и масштабной адаптацией сотен сотрудников к новому функционалу. Потребовалось значительно увеличить количество обучающих материалов и применить инструменты массовой рассылки для мягкой адаптации всех пользователей. Для управленческого аппарата была усилена работа техподдержки с привлечением специалистов исполнителя для оказания личных консультация на рабочих местах.
- Отсутствие единого владельца ролевой модели
Одной из критических точек стал процесс перестройки ролевой модели доступа: ни одна из сторон изначально не взяла на себя ответственность за её формирование и утверждение. Это потребовало от команды исполнителя выступить в роли фасилитатора, предложить структурированный подход и сопровождать Заказчика до принятия окончательных решений.
- Сжатые сроки реализации
Несмотря на масштаб изменений и сложность организационной среды, проект был выполнен в условиях жёстких временных ограничений, что потребовало высокой дисциплины, чёткого планирования и гибкости в управлении рисками.
Несмотря на масштаб изменений и сложность организационной среды, проект был выполнен в условиях временных ограничений, что потребовало высокой дисциплины, чёткого планирования и гибкости в управлении рисками.
Сложности удалось преодолеть благодаря продуктивной и слаженной работы с Рабочей группой Заказчика, грамотно созданным тест-кейсам для проверки важнейших процессов учебного заведения, позволяющие провести полноценное тестирование системы и поэтапно подтвердить соответствие реализуемого функционала заданным требованиям.
Процесс миграции данных прошел несколькими этапами: предварительное тестирование проводилось как на промежуточных ресурсах исполнителя, так и на тестовых и рабочих площадках заказчика, обеспечивая точную оценку сроков и устойчивости операции переноса.
Организовано специализированное обслуживание в течение периода опытной эксплуатации, включающее постоянное присутствие команды исполнителей на месте и персональные консультации для руководящего состава и профильных подразделений университета.
Проведены комплексные мероприятия по коммуникации и обучению: организованы курсы подготовки для администраторов, персональных ассистентов заместителей ректора и простых пользователей системы.
Результаты проекта Пользовательские:
- Улучшенная работоспособность веб-приложения и повышение быстродействия
- Интуитивно-понятный интерфейс с сохранением логики бизнес-процессов, быстрая адаптация
- Удобный контекстный поиск
- Возможность функционального развития, возможность настройки встроенного модуля искусственного интеллекта
- Усовершенствованная отчетность
Технологические:
- ИТ-инфраструктура соответствует требованиям РФ по импортозамещению (технологическая независимость)
- Соответствие требованиям информационной безопасности при удаленном доступе к системе, включая улучшенное разграничение прав доступа
- Улучшенные технологии администрирования и настойки бизнес-процессов
- Сохранение интеграционного взаимодействия системы с другими ИС
- Возможность развития и кастомизации системы за счет встроенных новых механизмов и микросервисной архитектуры