О решении
Согласно действующему законодательству, оригиналы бумажных документов сохраняются, но их цифровые копии становятся основным рабочим инструментом, обеспечивая быстрый и удобный доступ. Это позволяет не только разгрузить физические архивы и снизить затраты на их содержание, но и кардинально ускорить внутренние бизнес-процессы
Оцифровка архивов
Комплексное решение и набор сервисов для оцифровки широкого спектра документов, включая организационно-распорядительные, бухгалтерские, кадровые и договорные. Оно закрывает полный цикл работы: от сканирования и интеллектуальной обработки документов с помощью ИИ до их загрузки в структурированный электронный архив на базе платформы Directum RX
Ключевые преимущества
Централизованное хранение
Сканы бумажных документов и электронные оригиналы собираются в одном защищённом пространстве. Оперативный доступ и долговременное хранение — без привязки к физическому расположению архива
Поиск документа за секунды
В карточке указано местонахождение бумажного оригинала, а электронная копия открывается в пару кликов. Больше не нужно перебирать стеллажи или ждать доставки из удалённого архива
Многопользовательский доступ с разграничением прав
Сотрудники из разных подразделений и регионов работают с документами одновременно, при этом конфиденциальность обеспечивается гибкой настройкой прав доступа
Быстрая подготовка к проверкам
Выгрузка нужных документов для контролирующих органов выполняется в несколько кликов — без ручного сбора архивов и риска упустить срок
Сокращение затрат на хранение
Снижение расходов на аренду площадей, архивные короба, стеллажи и логистику. Автоматизация учёта сроков хранения, формирования описей и уничтожения документов
Минимизация рисков утери информации
Резервное копирование электронной базы и фиксация всех действий с документами обеспечивают сохранность данных даже при утере или повреждении бумажного оригинала
Возможности
Для запуска процесса, клиенту необходимо провести обследование и сканирование документов. Выполнить эти работы можно самостоятельно или передать профильным компаниям/span>
Какие документы оцифровывает искусственный интеллект
Организационно-распорядительную документацию
Бухгалтерские документы
Финансовые и кредитные документы
Договорную документацию
Регламентирующие документы (ЛНА, ЛНД и т.п.)
Кадровые документы
Какой электронный архив выбрать
В Directum RX есть несколько видов архивов: выберите, какой подходит вашей компании
Финансовый архив — для оперативного хранения первичных документов
Сервис распознавания интегрируется с финархивом Directum RX. Сразу после обработки ИИ-инструментами документы попадают в единую базу, где хранятся с обеспечением целостности и воспроизводимости в течение всего срока использования. В финархиве можно легко и быстро найти комплект документов для представления в контролирующие органы
Долговременный архив — для хранения документов с соблюдением требований архивного законодательства
Оцифрованные документы постоянного и длительного срока хранения (свыше 10 лет) можно централизованно передать в долговременный архив Directum RX. Здесь соблюдаются правила архивного делопроизводства, сохраняется целостность и воспроизводимость электронных документов на протяжении всего срока хранения
Хранилище данных — для быстрого доступа и удобного хранения сканов
После оцифровки документы можно загрузить в структурированную систему папок Directum RX. Это необходимо для функционального, регламентированного хранения и использования скан-копий бумажных документов
Какие задачи решает
Быстрый поиск и доступ к документам
Исключение ручного перебора стеллажей и ожидание доставки из удалённых архивов: электронная копия открывается в пару кликов, а местонахождение оригинала зафиксировано в карточке
Обеспечение безопасной совместной работы
Предоставление сотрудникам из разных подразделений и регионов одновременного доступа к документам с гибким разграничением прав
Автоматизация рутинной архивной процедуры и подготовки к проверкам
Сокращение трудозатрат на формирование описей, контроль сроков хранения, выгрузку для регуляторов и уничтожение документов — за счёт автоматизированных регламентов
Минимизация рисков утери информации
Защита данных от потери или повреждения бумажных оригиналов благодаря резервному копированию электронной базы и полному аудиту действий с документами
Для кого подходит решение
Компаниям
