О решении
Решение построено на базе отечественной платформы Directum RX и предназначено для разгрузки оперативных систем (СЭД, ERP, 1С) за счет перемещения документов, вышедших из активного оборота, в специализированное архивное хранилище.
Долговременный архив
Централизованная система для юридически значимого хранения электронных документов, которая охватывает полный жизненный цикл архива: от приема бумажных и цифровых носителей до их гарантированного уничтожения
Ключевые преимущества
Как это работает в связке с цифровым делопроизводством
Решение «Долговременный архив» позволяет сформировать единый электронный архив организации для хранения электронных оригиналов и сканов бумажных документов. Архив ведется в строгом соответствии с регламентированными правилами делопроизводства.
Возможности
Ответственный за делопроизводство сотрудник подготавливает документы к передаче и формирует сдаточную опись. Система поддерживает два сценария: ручное создание описи в несколько кликов или полностью автоматическая генерация фоновым процессом, исключающая любое участие пользователя
Подготовленная опись маршрутизируется ответственному архивисту на проверку в соответствии с внутренними регламентами организации. После подписания описи система автоматически выполняет проверку целостности электронных документов (контроль хеш-сумм и валидности ЭП) и принимает их на долговременное хранение. Это гарантирует юридическую значимость архивных фондов и исключает человеческий фактор на критичном этапе
При помощи решения архивист систематизирует и проводит учет поступивших документов:
- ведет архивные фонды для группировки дел по организациям и филиалам
- формирует сводные описи как бумажных дел, так и электронных документов
- создает учетные документы, при помощи которых можно получить визуальное представление изменений в архивных фондах (например, документопоток в разрезе года или реестры сводных описей)
В системе ведётся «Книга поступления и выбытия документов», в которую в автоматическом режиме регистрируются согласованные сдаточные описи и подписанные акты о выделении документов к уничтожению, не подлежащих дальнейшему хранению
Система поддерживает два основных сценария работы с архивом: внутренние запросы сотрудников (на получение архивных справок или временного доступа к делам) и внешние запросы контролирующих органов
Для внутренних нужд архивист оперативно находит требуемые документы через расширенный поиск и размещает их в защищенной рабочей области системы для безопасного ознакомления пользователя. Для запросов от регуляторов система позволяет сформировать целевую выгрузку по строгим критериям (фонд, номенклатурный номер, период, вид документа), автоматически экспортируя отобранные файлы в структурированный пакет для официальной передачи
Долговременное хранение требует постоянной проверки подлинности и целостности электронных документов. Система берет эту задачу на себя: в фоновом режиме регулярно выполняется валидация электронной подписи и контроль неизменности содержимого (через проверку хеш-сумм)
Для обеспечения юридической силы документов на протяжении десятилетий решение автоматически проставляет штампы доверенного времени (TSA). По мере развития криптографических стандартов подпись эволюционирует до формата CAdES-A — архивного формата, который объединяет электронную подпись с цепочкой архивных штампов времени. Это гарантирует, что документ останется легитимным даже после вывода из эксплуатации исходных сертификатов и алгоритмов подписи. Все процедуры выполняются автономно, без участия архивиста
Сроки хранения также контролируются системой. Документы с истекшим сроком передаются на экспертизу ценности. По решению экспертной комиссии документы, потерявшие ценность, уничтожаются
Решение «Долговременный архив» обеспечивает целостность и юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения, сокращает трудоемкость рутинных операций ответственного за дело и архивиста
Карточка акта о выделении дел к уничтожению
Какие задачи решает
Низкая стоимость хранения большого объема информации, ограниченный доступ к документам
На всем сроке хранения используются регулярные штампы времени и электронная подпись в формате CAdES-A
Долгосрочное хранение документов с поддержкой юридической значимости до 75 лет согласно требованиям законодательства. Разгрузка оперативного хранилища других систем
Хранение документов в специализированном формате. Они поступают из разных систем, и не нужно реализовывать работу с архивом в каждой из них
Специальные регулярные процедуры для архивного хранения, ведение фондов и пр., регулярная проверка целостности и комплектности, гарантированное уничтожение
Для кого подходит решение
Компаниям
