Заказчик
АО «Русская Медная Компания» - одна из самых динамично развивающихся компаний российской металлургии. РМК реализует полный цикл производства: от добычи и переработки медной руды до выпуска готовой продукции. В компании и подрядных организациях задействовано более 25 тыс. сотрудников.
на 30%
быстрее согласования
до 40%
ниже трудозатраты
на 30%
меньше задач за счет устранения дублей
Содержание
Цели проекта
АО «РМК» уже использует решения Directum с 2013 года. Но с ростом объема внутренних договоров прежний порядок согласования перестал справляться с нагрузкой.
Документы между предприятиями проходили процесс дважды: сначала по маршруту первого предприятия, затем — второго. Сотрудникам приходилось по 2 раза рассматривать один и тот же договор.
Документ инициировало одно из предприятий Группы РМК, а служба другого не видела его в Directum RX и не получала данные в своей учетной базе 1С.
Пока договор проходил согласование по двум маршрутам, изменения вносили с обеих сторон. Итоговые экземпляры могли не совпасть, и процесс приходилось запускать заново.
1
Согласование со стороны Предприятия №1
2
Согласование в РМК
3
Подписание со стороны Предприятия №1 и отправка на Предприятие №2
4
Согласование со стороны Предприятия №2
5
Согласование в РМК
6
Подписание со стороны Предприятия №2 и отправка на Предприятие №1
Проект должен был:
Ожидаемый результат проекта — сократить время на согласование внутренних договоров на 30%.
Новый маршрут собрали на действующей архитектуре: использовали готовое решение «Договоры», ранее настроенные для компании сценарии работы и действующую интеграцию с 1С. Такой подход помог сохранить преемственность ИТ-инфраструктуры и быстрее перейти к новому процессу.
Решение
Команда проекта выстроила сквозной процесс согласования внутренних договоров с активным использованием no-code инструментов. Такой подход объединил участников с обеих сторон в общую цепочку действий. Работа организована как единая управляемая процедура, а не 2 независимых этапа.
Цикл запускается в момент создания карточки. Уже на старте система определяет тип договора, состав участников и правила проверки. Автоматический выбор маршрута помогает исключить ошибки в обработке документа.
Одна из ключевых функций — автоматическое создание в Directum RX «связанной» карточки договора. В нее переносятся общие реквизиты и актуальная версия документа. Сотрудникам не нужно вручную заводить второй документ и заносить те же данные — каждая сторона заполняет только свои реквизиты.
Далее договор переходит в стадию «параллельного согласования». Раньше документ последовательно проходил 2 независимых маршрута, теперь службы обоих предприятий работают с ним одновременно. Специалисты каждой стороны заполняют параметры договора для своей организации, и данные сохраняются в соответствующих карточках. Это помогает сторонам действовать синхронно и не ждать завершения согласования у другого участника.
Если в ходе рассмотрения появляются замечания, сотрудники обоих предприятий устраняют их напрямую друг с другом. Это сокращает число лишних итераций и ускоряет процесс.
При необходимости документ направляется на согласование в АО «РМК». Сотрудники привлекаются 1 раз и только после того, как стороны уже урегулировали замечания между собой. Система формирует задачу на дополнительное согласование только в тех случаях, когда это действительно нужно.
После утверждения документ последовательно подписывают электронной подписью уполномоченные представители обеих сторон. В системе формируется единый финальный экземпляр договора — согласованный и подписанный всеми участниками. Это исключает расхождения в версиях и убирает ручную пересылку файлов.
Финальный этап — синхронизация и выгрузка данных. После подписания информация автоматически передается в 1С обоих предприятий. Это поддерживает актуальность информации для бухгалтерского и управленческого учета.
Тесное взаимодействие с командой заказчика ускорило проект. На подготовительном этапе специалисты АО «РМК» подготовили маршрут согласования и качественное техническое задание. Во время опытной эксплуатации — взяли на себя первичную обработку вопросов пользователей. За счет того, что процесс разворачивали на платформе Directum RX и опирались на готовое решение «Договоры», удалось сохранить преемственность ИТ архитектуры, быстрее адаптировать новую функциональность к реальной работе и обеспечить единое информационное пространство для согласования.
Результаты проекта
В «РМК» внедрили единый сквозной процесс согласования внутренних договоров на платформе Directum RX с интеграцией с 1С и использованием no-code-подхода.
После запуска процесса компания получила такие результаты:
Проект по внедрению сквозного процесса согласования договоров стал для нас важным этапом цифровой трансформации. Он решал одну из операционных проблем компании и затрагивал работу десятков служб на наших предприятиях.
Многолетнее сотрудничество со “СТАРКОВ Групп”, наработки из предыдущих проектов, и хорошее понимание бизнес-логики «РМК» позволили сократить сроки реализации и повысить надежность итогового решения.
Внедрение дало измеримый результатам: срои согласования сократились более чем на 30%, а нагрузка на ключевых сотрудников снизилась.
Планы по развитию
В активной стадии реализации находятся два новых проекта:
Исполнитель
СТАРКОВ Групп — российская ИТ-компания с глубокой экспертизой в цифровизации сложных промышленных холдингов. Компания является генеральным партнером Directum и специализируется на внедрении и сопровождении систем электронного документооборота для вертикально интегрированных производственных структур.
