Подготовка договоров

При заключении сделки система позволяет проверить состояние контрагента, его надежность, ликвидность, рентабельность, финансовую устойчивость и пр., чтобы оценить все риски исполнения договора.

В Directum RX проекты договоров и дополнительных соглашений создаются из файла, со сканера или с помощью готовых шаблонов, которые настроены в соответствии с внутренними правилами организации. Информация из карточки документа подставляется в текст автоматически:

Для регистрации договорного документа достаточно заполнить данные в карточке, номер сформируется автоматически.

Договорные документы сохраняются в реестре. Используйте панель фильтрации, чтобы найти нужные документы.

Реестр договоров

Свяжите договор с приложениями, дополнительными соглашениями, актами, счетами на оплату и перепиской. Так вы получите быстрый доступ ко всему комплекту, открыв любой из связанных документов.

Комплект документов по договору

Согласование договорных документов

Договорные документы отправляются в работу удобным способом, например, отправляются на согласование по заранее настроенным правилам. В правилах указываются этапы, сроки и участники в соответствии с внутренними регламентами компании.

Регламент согласования договоров

Достаточно выбрать правило и стартовать задачу. Задания на этапах формируются автоматически, не нужно задумываться, кому отправить договор дальше.

Задание на согласование договора по регламенту

Для согласования и подписания договоров участники используют электронные подписи. В любой момент можно сформировать отчет «Лист согласования» со списком подписей и комментариями согласующих.

Отправка договора контрагенту и контроль возврата

Благодаря интеграции с сервисами ЭДО после согласования документы можно отправить контрагенту в пару кликов.

Документы автоматически отправляются на зарегистрированный адрес контрагента. Затем ответственный получает задание, чтобы проконтролировать своевременный возврат. Возможность обмениваться документами с контрагентами входит в стандартную поставку и не требует дополнительных затрат, все уже готово к обмену.

Информация об отправке документов фиксируется в журнале передачи оригиналов и копий документа. В любой момент можно узнать и местоположение документа.

Журнал выдачи бумажных экземпляров в карточке документа

Полный перечень договорных документов, которые отправлены контрагентам, содержится в списке «Документы у контрагентов». Для удобства контроля в списке указывается способ, которым документ был отправлен контрагенту, например, через сервис ЭДО, по почте или с курьером.

Контроль исполнения договоров

Чтобы вовремя выполнять работы по договорам и контролировать их исполнение, для каждого договора и дополнительного соглашения можно назначить контрольные точки. Указывается ответственный, срок и количество дней на выполнение. По каждой контрольной точке формируется задание:

Задание на исполнение работ по договору

После выполнения задания в карточке договора для контрольной точки автоматически устанавливается отметка о завершении работ. Таким образом система всегда отражает актуальную информацию о ходе работ по договору.

Контроль завершения срока действия договора

За несколько дней до завершения срока действия договора ответственный получит уведомление. Если договор предполагает пролонгацию, это указывается в уведомлении. Таким образом сотрудник в срок закончит работы по договорам и заблаговременно начнет работы по продлению.

Быстро найти все договоры, у которых приближается срок завершения, можно в списке «Договоры на завершении».

Список «Договоры на завершении»

Оптимизируйте договорную работу с Directum RX

Автоматизация работы с договорами сокращает время оформления и согласования документов, позволяет контролировать все этапы исполнения работ, своевременно выполнять условия договоров и обеспечивает:

• упрощение подготовки проектов договоров;
• сокращение времени на согласование и подписание документов внутри организации;
• своевременную отправку контрагентам и контроль возврата договорных документов;
• упрощение контроля за исполнением и сроками действия договорных документов;
• быстрый поиск договоров и всего комплекта документов по договору.

Поставщик: Directum