АО «Инфаприм» переходит на юридически-значимый кадровый электронный документооборот на базе Directum HR Pro | «СТАРКОВ Групп»

АО «Инфаприм» переходит на юридически-значимый кадровый электронный документооборот на базе Directum HR Pro

Более 20 лет компания «Инфаприм» занимается производством детского и лечебного питания в России. Ассортимент компании включает 130 видов продукции, которая представлена брендами Nutrilak (Нутрилак), Nutrien (Нутриэн), Nutrima (Нутрима), Винни и другими.

Продукцию «Инфаприм» можно найти во всех федеральных и региональных торговых сетях РФ, а также на всех ведущих маркетплейсах. Компания осуществляет экспорт своей продукции в 12 стран.

Современное производство и тщательный контроль на каждом этапе обеспечивают высокое качество продукции, соответствующее международным стандартам. Система управления качеством сертифицирована по ХАССП и ISO.

СТАРКОВ Групп и компания «Инфаприм» начали сотрудничество около года назад. Заказчик выбрал нашу компанию в качестве надёжного партнёра в области автоматизации и поддержки систем на базе Directum RX.

В середине 2024 года были достигнуты договорённости по развитию КЭДО у заказчика и переходу на более современную платформу HR Pro. Она должна автоматизировать все кадровые процессы заказчика и обеспечить юридическую значимость кадровых событий.

С августа 2024 года стартовал проект по внедрению HR Pro. Его цели:

  • уменьшить объём бумажного документооборота и дублирования информации;
  • ускорить процессы создания, согласования и поиска документов;
  • предотвратить потерю документов;
  • обеспечить соответствие требованиям Трудового кодекса РФ в области кадрового документооборота;
  • предоставить сотрудникам заказчика возможность легитимно подписывать кадровые документы.

В рамках проекта будет внедрена автоматизация следующих процессов:

  • Подписание кадровых документов. 

Сотрудники и кандидаты смогут присоединиться к электронному документообороту и подписывать все необходимые документы для трудоустройства удалённо.

В любой момент сотрудник сможет ознакомиться с кадровыми документами через личный кабинет, а HR-специалисты — массово выгрузить все необходимые отчёты по личному составу, в том числе в формате Минтруда. Информация о сотруднике будет передаваться в учётную систему 1С:ЗУП для формирования штатного расписания и структуры компании.

  • Ознакомление сотрудников с ЛНА

Процесс позволит автоматизировать создание, согласование и подписание организационно-распорядительных кадровых документов с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) работодателя. Документы будут отправляться на ознакомление всем сотрудникам организации.

В свою очередь, сотрудники смогут ознакомиться с документами и подписать их с использованием облачного сертификата усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП). Это обеспечит легитимное хранение документов в течение всего установленного законодательством срока.

  • Работа с заявлениями сотрудников

В процессе трудовой деятельности у сотрудников возникает необходимость подавать различные заявления. Модуль работы с заявлениями позволит кадровым специалистам создавать шаблоны заявлений, которые сотрудники смогут быстро заполнять для различных жизненных ситуаций.

Оформление и отправка заявлений руководству компании будут полностью автоматизированы.

  • Планирование, оформление и изменение отпусков

Это особенно важный и нужный процесс. Он позволяет собрать информацию для планирования отпусков на следующий календарный год. Процесс обеспечивает информацией о пересечениях отпусков руководителей отделов, что помогает составить график отпусков.

Когда наступает время отпуска по графику, система за две недели предупреждает сотрудника и предлагает подписать заявление. Также можно оформить замещение, чтобы передать дела коллегам во время отпуска. Есть возможность изменить даты предстоящего отпуска — это позволяет учесть непредвиденные обстоятельства.

  • Онлайн-приём сотрудников

Для компании «Инфаприм» этот процесс особенно актуален, поскольку кандидаты приходят со всех уголков страны и из стран ближнего зарубежья. Онлайн-приём позволит подписать все необходимые кадровые документы, выдать усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) для подписания и даже заключить трудовой договор, не выходя из дома.

  • Работа с командировками и авансовыми отчётами

Многие сотрудники компании «Инфаприм» часто ездят в командировки и служебные поездки. Это касается медицинских представителей и офисных сотрудников. Документооборот, связанный с этими поездками, довольно большой: нужно создавать кадровые приказы и оформлять авансовые отчёты.

Модуль «Командировки» позволит автоматизировать эту работу. Сотрудники смогут выполнять все задачи в электронном виде, а начисления и компенсации будут автоматически передаваться в учётную систему. Бухгалтеру не придётся ничего искать — он сразу получит всё необходимое для расчёта.

Особенность заказчика

Практически все сотрудники офиса компании работают удалённо. Компания «Инфаприм» представлена на территории всей России и в странах ближнего зарубежья. Внедрение электронного кадрового документооборота позволит упростить работу HR-специалистов, отказаться от распечатки и курьерской отправки кадровых документов, а также снизить накладные расходы.

Проект реализуется в строгом соответствии с требованиями законодательства РФ на базе зарекомендовавшей себя платформы HR Pro. По результатам 2024 года она заняла второе место в рейтинге CNews.

Специалисты СТАРКОВ Групп в рамках проекта обеспечат методологическую и техническую поддержку внедрения HR Pro в компании «Инфаприм». Будет выполнена настройка процессов на современной No-code платформе. Это позволит заказчику в будущем самостоятельно настраивать и адаптировать процессы под изменяющиеся условия и законодательство.

В декабре стартует опытно-промышленная эксплуатация у заказчика, после которой более 500 сотрудников АО «Инфаприм» перейдут на полностью безбумажный кадровый документооборот.

Благодарим за обращение! Специалист свяжется с Вами в ближайшее время.

Благодарим за заявку! Специалист свяжется с Вами в ближайшее время.