Компания СТАРКОВ Групп успешно реализовала масштабный проект по внедрению системы HR Pro для автоматизации кадровых процессов в АО «ИНФАПРИМ» — одном из ведущих российских производителей детского и лечебного питания. Проект, выполненный всего за 5 месяцев, позволил полностью перевести работу HR-службы на электронный документооборот (КЭДО), сократив бумажные процессы до минимума и обеспечив соответствие требованиям законодательства.

О Заказчике

ИНФАПРИМ – уже более 20 лет производит в России детское и лечебное питание:

• заменители грудного молока – детские сухие и жидкие молочные смеси,
• детские молочные и безмолочные каши,
• продукты для беременных и кормящих женщин,
• энтеральное питание для детей и взрослых,
• лечебное питание для детей с генетическими заболеваниями.

Ассортиментный портфель включает 130 видов продукции и представлен брендами Nutrilak (Нутрилак), Nutrien (Нутриэн), Nutrima (Нутрима), Винни, Нутриген и Афенилак.

Продукция ИНФАПРИМ присутствует во всех федеральных и региональных торговых сетях РФ и на всех ведущих маркетплейсах. Поставляется на экспорт в 12 стран мира.

До внедрения HR Pro в ИНФАПРИМ уже был автоматизирован ряд процессов, таких как: Уход в отпуск по Заявлению, Увольнение, Командировки, Авансовые отчеты. Сотрудники работали в единой системе и подписывали документы простыми электронными подписями. Все процессы функционировали на базе Directum RX и использовалось сотрудниками ежедневно. Тем не менее, в процессах все-таки были ограничения, которые Заказчик зафиксировал по результатам 2-х лет эксплуатации:

1. Использование ПЭП и отсутствие возможности легитимного хранения кадровых документов, в соответствии с нормами кадрового делопроизводства.
2. Отсутствие личного кабинета сотрудника, для доступа с мобильного устройства.
3. Отсутствие возможности планирования отпусков сотрудников и формирования сводного графика в системе.
4. Отсутствие возможности удаленного приёма на работу.
5. Ограниченные возможности по работе с учетной системой.
6. Ограничения по настройке процессов в Системе без привлечения разработчика.

Задачи проекта

Для устранения ограничений и перехода к полноценному юридически-значимому КЭДО, команде СТАРКОВ Групп, совместно с рабочей группой ИНФАПРИМ, было необходимо реализовать следующие задачи:

1. Реализовать возможность подписания кадровых документов сотрудниками, посредством облачных УНЭП, выпущенных специально для кадровых процессов.
2. Внедрить личный кабинет, для самообслуживания сотрудников компании.
3. Обеспечить легитимное хранение, а также возможность выгрузки документов кадровых документов по запросам контролирующих органов.
4. Автоматизировать процесс по созданию, подписанию, ознакомлению сотрудников с ЛНА.
5. Автоматизировать процесс планирования отпусков в электронном виде, с возможностью согласования графика руководителями и подписания Генеральным директором.
6. Реализовать контролируемый процесс ухода в отпуск сотрудника по графику и по заявлению, с возможностью формирования реестров отпускных выплат.
7. Автоматизировать процесс удаленного приема сотрудников, в соответствие с требованиями Законодательства.
8. Настроить процессы, связанные с командировками и служебными поездками, а также оформлением авансовых отчетов сотрудниками компании с возможностью их адаптации, посредством No-code.
9. Организовать интеграционное взаимодействие с 1С:ЗУП и 1С:УПП, как в рамках кадровых процессов, так и в части выгрузки данных по командировкам, служебным поездкам и авансовым отчетам.

Решения

Для достижения поставленных целей была выбрана новейшая версия продукта HR Pro 2.3. В данной версии были реализованы последние важные изменения и новинки, которые как раз требовались для реализации проекта.

Наиболее важным стал полный переход на No-Code всех процессов, в том числе и модуля «Командировки и авансовые отчеты» — это значительно снизило трудоемкость адаптации под уже оцифрованные процессы компании.

В качестве учетной системы выступила 1С:ЗУП 3.1 в редакции КОРП, в совместимой версии. 1С:ЗУП также работает на стандартном «коробочном» функционале, что позволило использовать базовый коннектор из поставки HR Pro.

В качестве удостоверяющего центра был выбран УЦ «Директум», для выпуска облачных УНЭП сотрудников.

HR Pro органично вписался в уже выстроенный контур документооборота ИНФАПРИМ в составе платформы Directum RX, закрыв «последнюю милю» в части работы сотрудников и кадровых специалистов с электронными кадровыми документами в единой экосистеме и интерфейсе.

Кадровый ЭДО

В рамках проекта были внедрены абсолютно все модули HR Pro, с использованием стандартного функционала решения по максимуму.

С целью обеспечения легитимного обмена между работодателем и работником, а также хранения кадровых документов в электронном виде, в соответствии с требованиями 377-ФЗ, 407-ФЗ был внедрен модуль «Кадровый ЭДО». В составе модуля обеспечена возможность работы кадровых специалистов и представителей Работодателя (Руководителей) в интерфейсе Directum RX, а также Сотрудников компании в интерфейсе Личного кабинета, с возможностью также использовать и RX.

 

К Личному кабинету были подключены все сотрудники ИНФАПРИМ, с одновременным выпуском для каждого сертификата УНЭП в «облаке» Directum.

Все документы, подписываемые от лица Работодателя и Работника, надежно хранятся на стороне HR Pro, в соответствии с требованиями к юридической значимости в течение всего срока хранения. Для этого используются механизмы усовершенствования ЭП до формата CAdES-A. Этот формат позволяет хранить доказательства действительности подписи на момент подписания. Так подлинность документа подтверждается даже спустя десятки лет после подписания.

В свою очередь, легитимное хранение даёт возможность выгрузки кадровых документов, в соответствии с требованиями Приказа 578-н Минтруда. Механизмы, для обеспечения выгрузки одного или комплекта документов также предусмотрены в Системе.

Отпуска

Для обеспечения возможности автоматического планирования отпусков сотрудников, их согласования и утверждения в графике, был внедрен модуль «Отпуска». Также модуль обеспечивает возможность отслеживания количества дней запланированного, использованного отпуска, позволяет увидеть остатки дней, а также иные права на отдых сотрудника – все это реализовано в интерфейсе личного кабинета, который доступен сотрудникам 24х7 со своих мобильных устройств

В конце 2024 года, в соответствии с Законодательством АО «ИНФАПРИМ» осуществил планирование отпусков сотрудников всей компании в HR Pro:

• Каждый сотрудник выбрал подходящие ему дни отпуска из доступных, которые были автоматически подгружены из 1С:ЗУП как раз к дате планирования. При выполнении процедуры планирования сама система не дает сотруднику ошибиться, т.к. подсказывает о возможных проблемах планирования в интерактивном режиме (превышен лимит дней, одна часть отпуска менее 14 дней и.т.п.) – все это позволяет значительно снизить нагрузку на руководителей и HR-службу, т.к. им не приходится вручную обрабатывать данные конфликты.

• Далее руководители отделов сотрудников выполнили согласование запланированных отпусков. Руководителям доступен функционал отслеживания пересечений в своем отделе. Если пересечения присутствуют, то система «подсветит» их в отчетной форме, руководствуясь которой, руководитель может скорректировать дни отпуска сотрудников и избежать возможных рисков по одновременному уходу в отпуск ключевых сотрудников.

• После согласования графика во всех отделах, дополнительно была выполнена процедура согласования в дирекциях – это более крупные бизнес-единицы. Директора дирекций заинтересованы, чтобы руководители подчиненных структур также корректно спланировали дни отдыха и не ушли все в один период.
• В конечном итоге вся информация об отпусках была сформирована, система автоматически сформировала форму Т-7 и направила на согласование HR-директору, а далее – Генеральному директору компании.

К середине декабря вся процедура завершилась и график отпусков впервые был утвержден в электронном виде УКЭП работодателя.

Вся информация о запланированных отпусках хранится в HR Pro. За 14 дней до отпуска – поступает задание сотрудникам на подтверждение или перенос отпусков, также с целью исключения дополнительных контрольных функций и ошибок, был дополнительно разработан механизм, позволяющий HR-специалистам и сотрудникам бухгалтерии создавать ведомости на выплату отпускных. Данная автоматизация позволила исключить ручной труд и необходимость сведения информации из разных систем. Теперь в необходимый период времени, по подтвержденным отпускам в HR Pro формируются соответствующие задания на начисление и выплату отпускных ответственным сотрудникам.

Модуль «Отпуска» также позволяет:

• Выполнять перенос запланированного отпуска (в.т.ч. с компенсацией).
• Оформить досрочный выход из отпуска.
• Оформить отзыв сотрудника из отпуска Работодателем.

Оформить отпуск вне графика по Заявлению.

Ознакомление с ЛНА

В рамках проекта также была автоматизирована работа по созданию, согласованию, подписанию и отправке на ознакомление Локальных нормативных актов АО «ИНФАПРИМ». До внедрения модуля, ЛНА хранились в различных системах или локально у кадровиков, рассылались по сотрудникам  точечно, например, при трудоустройстве.

Внедрение модуля позволило:

1. Создать единое место для хранения ЛНА компании.
2. Использовать созданные ЛНА, при трудоустройстве сотрудников в компанию, за счет возможности использования совместно с модулем «Прием на работу».
3. Более нет необходимости согласовывать вводимые документы на бумаге или по почте, любые изменения можно провести через систему и подписать УКЭП Генерального директора.
4. Есть возможность в пару кликов ознакомить с новыми Приказами или Правилами абсолютно всех сотрудников компании.

Модуль позволяет создать списки ЛНА, для ознакомления конкретной роли, подразделения, должности. Это особенно важно, при приеме сотрудника на конкретную должность, так как более нет необходимости подбирать перечень документов, для ознакомления, перед подписанием Трудового договора – Система все сделает сама.

Для кадровых специалистов также было ценным то, что весь процесс ознакомления абсолютно прозрачен. За счет наличия встроенных отчетов можно отслеживать статус ознакомления и подписания ЛНА сотрудниками.

Прием на работу

Особую значимость для АО «ИНФАПРИМ» имел модуль «Приём на работу». Специфика компании такова, что очень много сотрудников офиса работают удаленно, по всей территории РФ. Набор кандидатов также идет из всех городов.

До внедрения модуля, при приеме сотрудника на работу приходилось выполнять очень много действий по формированию, распечатке, пересылке документов, как со стороны кандидата (личные документы), так и со стороноы работодателя – документы для трудоустройства. Процесс мог занимать недели и месяцы, при этом накладные расходы на курьерскую доставку тоже были немалые.

В рамках проекта специалисты «СТАРКОВ Групп» выполнили настройку процесса приема на работу в HR Pro. По итогу последовательность процесса стала такой:

1. Кадровый специалист отправляет приглашение в личный кабинет, для кандидата.
2. Кандидату приходит СМС, в которой содержится ссылка на ЛК, по которой он переходит.
3. В Личном кабинете кандидат самостоятельно предоставляет сканы документов, которые требуются для трудоустройства. Список необходимых документов изначально был настроен по требованиям АО «ИНФАПРИМ». В процессе предоставления система подсказывает кандидату и не дает возможности совершить ошибку. Неполное представление документов исключено.
4. Предоставленные кандидатом документы поступают кадровому специалисту, для проверки. При необходимости можно дозапросить дополнительные документы также через личный кабинет.
5. Если с документами кандидата все хорошо, то далее для кандидата будет сформировано задание на выпуск УНЭП. Для выпуска также требуется идентификация кандидата, как физ.лица.
6. УНЭП выдается автоматически, после подписания кандидатом Заявления, которое также было преднастроено в системе, оно формируется из шаблона. В личном кабинете достаточно нажатия одной кнопки, для того, чтобы заявление было подписано и направлено в удостоверяющий центр и работодателю. Сам выпуск сертификата подписи происходит мгновенно, о чем уведомляется кандидат.
7. Далее, по требованиям Законодательства, кандидат подписывает согласие на КЭДО с Работодателем, причем выполняет это он уже посредством выданного сертификата УНЭП.
8. Следующим этапом информация о подписании отправляется в 1С:ЗУП, где в автоматическом режиме создается кадровое событие «на прием». Кадровый специалист получает push-уведомление и заполняет карточку сотрудника, где указывает необходимые параметры, связанные с условиями труда и заработной платой. Также по заранее занесенным шаблонам Трудового договора и иных дополнительных соглашений, формируется пакет кадровой документации, необходимой для приёма. По завершении работы кадрового специалиста, вся документация выгружается в HR Pro, для подписания Генеральным директором.
9. Генеральный директор подписывает Трудовой договор, Приказ о приёме и иные дополнительные документы. Подписание производится посредством УКЭП Работодателя, как того требует ТК РФ.
10. По завершении процедуры подписания со стороны Работодателя, для Кандидата в личном кабинете формируется задание на ознакомление и подписание ЛНА, связанных с выполнением его будущих должностных обязанностей. Кандидат подписывает документы посредством УНЭП.
11. После этого формируется задание на подписание Трудового договора со стороны Кандидата. Кандидат подписывает его УНЭП и становится Сотрудником компании. Интерфейс Личного кабинета преображается и становится более обширным, со всеми возможностями Сотрудника компании.

Командировки

Работа сотрудников АО «ИНФАПРИМ» неразрывно связана с командировками и служебными поездками. В компании работает много медицинских представителей, у которых превалирует разъездной характер работы. Процесс оформления командировки и отчета по ней требует много различной документации: Приказы на командировку, Заявки на аванс, Авансовые отчеты, Подтверждающие документы. К тому же в компании есть несколько видов командировок (непосредственно Командировка и Служебная поездка).

Процесс согласования и оформления командировки или служебной поездки может отличаться в разных подразделениях компании, также отличаются правила по согласованию и подписанию авансовых отчтетов. Иные действия, связанные с подготовкой к поездке, также могут различаться, в зависимости от входных условий.

Все это требует гибкости в процессах настройки и вариативности выбора маршрутов согласования. Как нельзя кстати, в версии 2.3 HR Pro появилась возможность использования средств No Code разработки в задачах модуля «Командировки».

Модуль позволяет выполнить следующие действия:

• Инициировать командировку или Служебную поездку самим сотрудником.
• Определить параметры:
  • Цель
  • Маршрут
  • Даты
  • Транспорт (личный или общественный)
  • Рассчитать расходы, с учетом лимитов. Система автоматически выполняет расчет расходов по типовым справочникам.
• Отправить задачу на согласование с заинтересованными лицами и оформить заявку на выдачу аванса
• Оформить приказ и подписать его уполномоченным лицом (УКЭП/УНЭП).
• Запросить покупку билетов, бронирование отеля.

Также после оформления доступны возможности по:

• Изменению и отмене командировке.
• Отзыву из командировки.
• Оформлению заявки на аванс.

Есть возможность оформления авансового отчета, непосредственно в модуле. Сотрудники фиксируют информацию по расходам за время командировки, прикладывают подтверждающие документы и выполняют необходимые расчеты, для оформления.

Авансовые отчеты также согласуются и подписываются от лица Работодателя. Информация по Командировкам и Авансовым отчетам автоматически передается в две учетные системы: 1С:ЗУП и 1С:УПП, для исключения ручного труда по переносу данных о расходах сотрудников.

Результаты

Для АО «ИНФАПРИМ» проект ознаменовал прохождение еще одной важной вехи развития КЭДО: переход на платформу HR Pro с внедрением облачных УНЭП, а также реализации процессов удаленного приема и формирования графика отпусков в электронном виде.

В установленные сроки команде «СТАРКОВ Групп – ИНФАПРИМ» удалось реализовать все цели и задачи, получив следующие результаты:

• Все сотрудники компании подключились к HR Pro, для них были выпущены УНЭП и выдан доступ к ЛК. Фактически были созданы цифровые профили сотрудников в системе.
• Был автоматизирован процесс приема на работу с сокращением количества бумажных документов до минимума, в том числе удаленного приема на работу сотрудников из регионов, расположенных далеко от центрального офиса
• Был внедрен и прошел проверку в промышленном режиме процесс планирования отпусков – все сотрудники распланировали отпуск на 2025 год в системе.
• Переведены в HR Pro ранее реализованные процессы по увольнению сотрудников, а также процессы оформления Командировок, Служебных поездок и Авансовых отчетов с учетом специфики АО «ИНФАПРИМ».
• Реализована дополнительная функциональность, которая значительно упростила работу сотрудников.

По результатам проекта были достигнуты следующие показатели:

• В 5 раз ускорилось оформление Дополнительных соглашений к Трудовым договорам с Сотрудниками.
• В 5 раз ускорилось оформление кандидата в штат компании.
• Внедрение самообслуживания по Заявлениям для 95% сотрудников.
• Сокращение до 20% расходов на почтовые и курьерские услуги по компании.
• Снижение затрат на печать и хранение документов на 50%.
• Повышение вовлеченности сотрудников к кадровым процессам через личный кабинет.
• 97% сотрудников АО «ИНФАПРИМ» подключены к КЭДО

Проект демонстрирует успешный опыт перехода к безбумажному документообороту в кадровой сфере с сохранением всех требований законодательства и повышением эффективности бизнес-процессов и создает основу для дальнейшего развития кадрового потенциала компании.